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5 Des rencontres pour booster les plus actifs

Tout le monde ne participe pas à toutes les rencontres que peut organiser une communauté. Certains ont des empêchements ou bien sont éloignés et ont plus de mal à venir participer. Suivant le niveau d’implication de chacun, la priorité qui est donnée à la communauté n’est pas la même. On retrouve fréquemment le même pourcentage de participation que les réactifs (soit 10 à 20% des inscrits). Cela peut être moins pour des réunions de travail (on peut se retrouver alors plutôt dans la configuration d’une équipe projet) ou plus pour les rencontres exceptionnelles.

Les rencontres ne concernent donc pas toute la communauté, elles réunissent cependant une bonne part des plus actifs (même si comme nous l’avons vu, ce ne sont pas des personnes qui sont actives ou réactives, mais un rôle pris par une personne par rapport à une communauté à un moment donné). Se retrouver ensemble permet de voir que l’on n’est pas le seul actif, les rencontres sont un véritable moteur pour motiver les actifs. Grâce à leur temps limité et aux interactions nombreuses, elles permettent également d’accélérer l’avancement des projets.

Présentiel et à distance

Nous pouvons définir une rencontre comme un moment où une partie de la communauté (ou bien une équipe projet) se retrouve de façon synchrone un jour et une heure fixée pour une durée limitée.

Nous cherchons une communauté la plus vaste possible. Celle-ci peut être centrée sur un territoire (et dans ce cas il est souvent plus facile de se retrouver) ou sur une thématique. Dans ce cas, la communauté peut ne pas avoir de limite géographique[1]. Il n’est alors probablement pas possible ou trop coûteux alors de se réunir trop souvent dans un lieu. Heureusement la technologie nous permet aujourd’hui de nous réunir à distance.

#### Le courrier des animateurs : proche et loin en même temps ?
Bonjour, mon groupe comprend des personnes proches qui peuvent se réunir facilement et d’autres plus éloignées qui ne viennent que rarement. Que dois-je faire ?
Ne vous privez pas des réunions physiques avec ceux qui le peuvent, mais n’oubliez pas non plus les personnes (réactifs ou observateurs) qui ne participent pas aux rencontres en présentiel. Tenez-les au courant grâce aux échanges en ligne et mettez à jour l’espace de partage avec ce qui s’est dit. Vous pourrez également trouver un bon équilibre entre les rencontres en présentiel et celles à distance. Dans tous les cas, n’oubliez jamais que seule une partie du groupe participe aux rencontres et que tous les autres -observateurs ou réactifs non disponibles- sont importants pour le groupe[2].

Si les réunions en présentiel sont généralement plus impliquantes, une communauté devra trouver le bon ratio avec les réunions à distances :

• Une communauté territoriale se réunira principalement en présentiel mais pourra organiser de temps en temps une réunion à distance pour permettre à ceux qui sont éloignés de participer

• Une communauté thématique utilisera probablement plus facilement des rencontres à distance, mais pourra organiser une réunion en présentiel par exemple une fois par an pour permettre au moins à quelques membres très impliqués mais éloignés de se rencontrer physiquement

#### Pour en savoir plus : quel outil pour se réunir à distance ?
Pour réunir une communauté à distance, il faut lui imposer le minimum de contraintes, sinon on risque de ne toucher que les plus proactifs (quelques pour-cent). Par exemple, évitons d’obliger à télécharger une application spécifique que tout le monde n’a pas par défaut sur son ordinateur ou son téléphone…

La réunion téléphonique est un des outils les plus anciens et les plus simples pour échanger de façon synchrone à distance. Cependant lorsque la réunion concerne plusieurs pays, le coût pour les participants peut être élevé. Certains outils de réunion téléphonique proposent des numéros dans plusieurs pays, mais cela reste limité.

Plusieurs outils propriétaires sur internet permettent de faire des réunions audio et même en visio sans nécessiter de coûts supplémentaires : Skype de Microsoft, Hangout de Google...[3] Mais ces outils ne permettent que rarement des réunions à plus de dix et nécessitent souvent de télécharger une application sur son ordinateur, son smartphone ou sa tablette, ce qui est une forte limitation lorsque l’on n’est pas dans un petit groupe fermé mais que l’on invite une communauté diversifiée. Les utilisateurs à l’exception peut être des quelques pourcents de proactifs, ne sont pas souvent prêts à télécharger encore un outil supplémentaire.

Il existe des outils dédiés à la vidéoconférence comme ceux de Polycom, mais cette fois c’est un matériel spécifique que devrait acquérir chacun des membres de la communauté pour pouvoir participer. Il existe des applications utilisables pour se relier depuis un ordinateur à certains des réseaux de vidéoconférence, mais de nouveau cela nécessite que chacun les télécharge.

La solution devrait venir d’un nouveau standard : Web RTC. Celui-ci permet d’organiser des conférence en audio ou en visio avec peu de limitations, sans rien à télécharger, simplement en rejoignant une page web depuis son navigateur. Ce nouveau standard fonctionne avec plusieurs des navigateurs internet courants (Chrome, Firefox, Opera) mais au moment ou j’écris (janvier 2016), il n’est pas encore opérationel sur Internet explorer qui est fourni avec Windows (bien que des annonces devraient permettre d’accéder à WebRTC par skype en ligne sans téléchargement), ni sur Safari, fourni de base avec les Macs. A suivre donc[4].

En attendant, nous utilisons souvent Flashmeeting de l’open University : jusqu’à 30 participants, pas d’application à télécharger, une prise en main très simple et efficace (une seule personne parle à la fois), et il fonctionne même avec une connexion à bas débit. Flashmeeting n’existe actuellement que peu de serveurs et nécessite un compte pour réserver des réunions (mais pas pour y participer). C’est actuellement une bonne alternative en attendant WebRTC.

N’oublions pas non plus les chats ! Les chats permettent d’échanger à plusieurs par écrit. Il existe de nombreux outils de chat sur internet dont certains n’imposent pas de créer un compte. Les pads qui permettent d’écrire ensemble sur un même document disposent également souvent d’un chat, les deux outils étant très complémentaires (voir plus loin, la partie sur la prise de notes). Il existe également des outils de chat sur smartphone (qui permettent également d’échanger en audio ou en visio mais seulement deux à deux) tels que Whatsup ou Viber, mais ceux-ci doivent être téléchargés et tout le monde n’utilise pas le même… |

Se rencontrer régulièrement

Que l’on se rencontre en présentiel ou à distance, ces moments synchrones sont importants pour la vie de la communauté, même si tout le monde n’y participe pas. Il est bon de prévoir ces rencontres régulièrement et de les planifier à l’avance pour faciliter la participation. Certaines communautés se réunissent mensuellement, d’autres plus souvent ou moins souvent. A vous de choisir (idéalement en demandant l’avis de la communauté) le bon rythme en présentiel et à distance.

Les participants aux projets ouverts de la communauté peuvent également se réunir de leur coté (souvent en présentiel) en plus des rencontres qui concernent l’ensemble de la communauté. Il faut dans ce cas, ne pas oublier d’indiquer ces dates au reste de la communauté afin de permettre à d’autres personnes de venir s’impliquer dans les projets.

#### Pour en savoir plus : trouver une date et une heure qui convienne au plus grand nombre
Se réunir c’est aussi trouver une date et une heure commune. Cette tâche qui était assez consommatrice en temps jusqu’à présent s’est énormément simplifiée grâce aux outils très simple pour créer un sondage en ligne. Il existe en particulier l’outil libre https://framadate.org/ (mais qui malheureusement ne gère actuellement pas les décalages horaires) ou encore l’outil propriétaire http://doodle.com/.

#### Pour en savoir plus : le casse-tête des décalages horaires
Si la réunion se passe à distance avec plusieurs pays, faites bien attention aux fuseaux horaires. Des sites comme http://www.horlogeparlante.com/horloge-mondiale.html peuvent vous aider.

Attention car ces sites indiquent en général l’heure actuelle. Le décalage horaire entre les pays varie en fonction des dates différentes utilisées pour l’heure d’été[5].

• entre le deuxième et le dernier dimanche de Mars : les Etats Unis et le Canada sont déjà en heure d’été et l’Europe encore en heure d’hiver (sans compter l’Australie qui change d’heure le 3ème dimanche d’avril et l’autorité palestinienne le 3ème vendredi d’avril, ou encore le Brésil qui passe en heure… d’hiver le 3ème dimanche de février sauf si cette date coïncide avec celle du carnaval !)

• entre le dernier dimanche d’octobre et le premier dimanche de novembre : les Etats Unis et le Canada sont encore en heure d’été alors que l’Europe est déjà repassée en heure d’hiver (sans compter l’Australie qui change le premier dimanche d’octobre, ou même la jordanie qui passe en heure d’hiver le dernier jeudi de septembre…)

Personnellement, je m'abstiens à certaines dates d’organiser une réunion à distance internationale : entre le deuxième et le dernier dimanche de mars et entre le dernier dimanche d’octobre et le premier de novembre. Cela n’évite pas toutes les difficultés mais en évite pas mal ! (le Maroc fixe des dates différentes tous les ans… sans compter certains territoires des Etats Unis ou du Canada qui n’utilisent pas l’heure d’été...)

Pour vous consoler, sachez qu’une grande partie des pays d’Afrique, d’Amérique du Sud et d’Asie ne changent pas d’heure dans l’année : en rouge pour ceux qui n’ont jamais eu d’heure d’été et en orange pour ceux qui ont laissé tombé (image Wikipedia). |

Prendre des notes : barbant ou amusant…

Lors d’une réunion il se dit des choses très intéressantes grâce aux contributions des uns et des autres. Il s’y décide également des choix et des actions qu’il sera nécessaire de suivre. Mais prendre des notes est un exercice souvent barbant. Il faut souvent être soit salarié soit très motivé pour le faire... Quant à lire le compte rendu, cela est souvent ennuyeux et il est difficile de s’y mettre si on n’y est pas contraint.

Mais prendre des notes peut également être amusant lorsque cela se fait en commun. Il est difficile d’être tous ensemble devant un tableau blanc, mais il existe des outils en ligne très simples qui permettent d’écrire sur le même document : les pads (chaque participant a une couleur d’écriture différente). Chacun complétant ce qui est noté par les autres le résultat est spectaculairement efficace… et l’exercice assez amusant. Les pads peuvent être utilisés pour les réunions à distances bien sûr mais également dans les réunions en présentiel (à condition d’avoir internet ou au moins un serveur local). Essayez et vous ne pourrez plus vous en passer !

Cette fois vous avez des notes plutôt complètes, mais cela n’en fait pas un compte rendu facile à lire, en particulier pour ceux qui n’ont pas participé à la réunion. Il vous faut encore résumer les choses importantes et en tirer les actions à suivre. Vous pouvez utiliser la technique du rapport d’étonnement, qui nous vient du Japon : plutôt que de chercher un compte rendu exhaustif, mettez simplement les quelques éléments qui vous ont le plus étonnés dans ce qui s’est dit : ce qui vous a intrigué, stimulé, énervé, amusé… Il est très probable que ce qui vous a étonné, soit aussi ce qui intéresse le plus les autres dans ce qu’ils faudra retenir de la réunion. Vous pouvez également faire un rapport d’étonnement collectif en fin de réunion et l’ajouter en début de pad avec les actions à suivre.

#### Exercice collectif : un pad pour une petite expérience irréversible
Profitez d’une réunion pour proposer un pad (de préférence une réunion en présentiel pour la première fois). Cela peut être une rencontre d’une communauté dans laquelle vous êtes actif, mais aussi une simple réunion professionnelle, associative, voire familiale ou amicale, etc. dans laquelle on souhaite débattre d’un ou plusieurs sujets (il faut également que l’internet soit disponible et que plusieurs des participants aient un ordinateur ou une tablette).

1. Allez sur http://framapad.org/, choisissez un nom simple pour votre réunion et une durée de conservation du pad (si vous exportez vos notes collectives à la fin de la réunion, un jour peut bien suffire). Vous arrivez alors sur une page, par exemple : https://quotidien.framapad.org/p/mongroupe1 ;

2. Donnez l’adresse de ce pad aux participants. Vous pouvez également effacer le texte de bienvenue et ajouter un titre à votre réunion et une date ;

3. Chacun peut prendre des notes. Pas besoin d’expliquer comment, il suffit de savoir se servir d’un traitement de texte… Vous pouvez indiquer simplement qu’il vaut mieux éviter d’effacer le texte d’un autre ou bien demander avant de le faire, si celui-ci est redondant ou déjà à un autre endroit ;

4. 15 minutes avant la fin de la réunion, demandez aux participants ce qui les a le plus étonné ou intéressé dans les échanges et ajoutez le en début de pad pour qu’il soit lu même par ceux qui ne liront pas tout le reste. Vous pouvez également y ajouter un plan d’action (qui, quoi, quand) ;

Il ne vous reste plus qu’à exporter le pad dans le format que vous souhaitez pour le conserver, le diffuser à l’ensemble de la communauté et le mettre à disposition quelque part[6].

Une fois que votre groupe a pu faire cette expérience, vous pouvez recommencer en proposant à chacun d’indiquer son prénom (icône avec plusieurs personnes tout en haut à droite) et même utiliser le chat (tout en bas à droite). |

L’organisateur des rencontres

Une difficulté est… de ne pas oublier de fixer une prochaine rencontre ! L’idéal est de fixer la prochaine date d’une fois sur l’autre mais tout le monde ne participe pas aux réunions et il est souvent préférable de faire le choix avec l’ensemble de la communauté. Il faut donc penser à chaque fois que nécessaire de lancer un sondage auprès de la communauté et d’en faire savoir le résultat avec le jour et l’heure de la ou des prochaine(s) rencontre(s).

Le vocabulaire anglais est particulièrement riche en ce qui concerne les réunions. Il distingue par exemple celui qui a pour responsabilité de fixer la date et d’inviter les participants (“convenor”) de celui qui anime la réunion (“chairman”). Dans notre cas, il est important de savoir qui prend en charge le fait qu’il y ait des rencontres régulières (l’équivalent du “convenor”) : un leader, le facilitateur, l’animateur de la réunion, une autre personne ? Il n’est pas impossible d’avoir plusieurs personnes pour cette tâche, mais comme tout projet, il est souvent utile d’avoir un référent. Le facilitateur qui suit déjà l’avancement des différents projets, pourra s’assurer qu’une prochaine date est bien fixée, même si ce n’est pas lui qui lance le sondage puis l’invitation.

Les différents moments de la rencontre

Outre les différents éléments de votre ordre du jour il est bon de prévoir deux périodes particulières en début et en fin de rencontre.

Au début de la rencontre, il peut être bon de prendre un quart d’heure (plutôt une demi heure sur une rencontre à distance[7]) pour lancer la dynamique. Un premier tour de table permet à chacun de s’exprimer une première fois (et de vérifier si son micro marche bien lors d’une rencontre à distance...). Cela facilite la prise de parole par tous par la suite. On parle de “brise glace” (“ice breaking”). Chacun peut se présenter si tout le monde ne se connaît pas (de préférence en donnant simplement son prénom et trois mots clés pour éviter les longs monologues de présentation des plus bavards) ou bien simplement exprimer comment il se sent (on parle de “météo intérieure”, cela permet aussi de savoir dès le début et de mieux l’accepter ensuite, si quelqu’un arrive tendu pour une raison ou une autre).

A la fin de la rencontre, la technique du rapport d’étonnement que nous avons déjà vue permet de synthétiser de façon collégiale ce qu’il faut retenir. On peut y ajouter lorsque c’est pertinent un récapitulatif des actions à faire, afin de s’assurer de l’adhésion de chacun aux actions qu’il devra faire par la suite. Prévoyez au moins 15 minutes.

Entre la phase de démarrage et celle de conclusion, il existe de nombreuses méthodes pour rendre une réunion ou un atelier plus interactif. Le choix d’une méthode dépend entre autre du temps disponible (de moins d’une heure à plusieurs jours…) et de l’objectif à atteindre (créativité, montée en compétence, décisions collectives…). Vous trouverez de nombreuses méthodes sur la “multi boite à outils (multBàO : http://www.multibao.org). Promenez vous dans les différents mots clés de ce site pour découvrir des modes d’animation innovants.

#### Pour en savoir plus : quelques exemples de méthodes d’animation
Parmi les nombreuses méthodes disponibles sur MultiBàO :

• Accélérateur de projet : faire intervenir des pairs pour résoudre les problèmes d’un projet

• Booksprint : écrire un livre de documentation en 5 jours

• Débat mouvant : débat dynamique favorisant l’émulation et la prise de position

• Donut : ouvrir les participants à la vision des autres

• Facilitation graphique : saisir au vol les paroles, les mots, les idées

• Forum Ouvert : explorer un sujet avec un nombre non limité de participants

• Lean Canvas : valider et documenter un modèle économique

• Marché de savoirs : échanges de savoirs au sein d’un ensemble de stands

• Matrice Cap : représenter les jeux d’acteurs

• Organiser un événement participatif : mieux faire vivre la coopération en présence

• Pomodoro synchrone : ne pas se déranger mutuellement quand on travaille ensemble

• Sociocratie : prise de décision et mode de gouvernance auto-organisé

• Sprint d’écriture : méthode structurée pour la co-rédaction dans un même temps et lieu

• Table découverte : une expérience ou un projet découvert chaque quart d’heure

• Théatre forum : débat participatif avec des scénarios mis en scènes par des comédiens

• Traducthon : traduction collaborative pendant un même moment

• World café : générer des idées par petits groupes, les participants changeant de table |

1. 6 Des discussions entre les rencontres y compris pour les moins actifs

Combien on est et à quoi çà sert ?

Tout le monde ne participe pas à toutes les réunions et une personne est vite lâchée si toute la vie de la communauté tourne autour des seules rencontres. De plus, ceux qui ont participé à une réunion se sont peut être engagés à faire quelque chose pour le groupe d’ici la prochaine rencontre. Mais la vie reprend son cours et une fois happés par ses autres activités, ils se focaliseront bien souvent sur d’autres activités plus urgentes en oubliant la communauté… jusqu’à la prochaine fois…

Continuer des échanges entre les rencontres est nécessaire pour toucher les proactifs et les réactifs qui n’ont pu pour une raison ou une autre participer à la dernière réunion, mais aussi pour toucher les observateurs (et même les inactifs qui peuvent à un moment redevenir observateurs et rerentrer dans le jeu). Souvenez-vous de cela : les observateurs et les inactifs sont vos amis ! Ce sont eux qui non seulement créent un premier public pour les actifs, mais bien plus important encore, ceux qui ne sont pas actifs peuvent pour certains le devenir et ainsi, par le jeu des arrivées et des départs, conserver constant le taux des proactifs (quelques pourcent) et des réactifs (quelques dizaines de pourcent). Bien sûr vous pouvez parier que ce sont des personnes entièrement nouvelles qui viendront s’investir fortement pour remplacer ceux qui partent, mais cela revient à vouloir faire un lieu pour attirer le public avec un escalier dont la première marche est bien plus haute que les autres. Les personnes extérieures au groupe sont aussi importantes que les inactifs, les observateurs, les réactifs et les proactifs pour assurer la pérennité de votre communauté, mais l’un ne remplace pas l’autre[8] !

#### A retenir : qui sont vos amis ?
Chaque type de participant (et même de non participant) est utile pour la communauté.

• Les proactifs sont vos amis : ils ne sont pas très nombreux mais ce sont eux la force vive de votre communauté ;

• Les réactifs sont vos amis : ils sont dix fois plus nombreux que les proactifs et en plus ils contribuent lorsque vous le leur demandez ;

• Les observateurs sont vos amis : ils sont encore plus nombreux ! Vous ne les voyez pas mais ils forment un public pour les plus actifs, peuvent relayer l’information en dehors de la communauté et permettent de conserver constant le pourcentage d’actifs dans le groupe avec quelques uns qui deviennent plus actifs lorsque des actifs se désimpliquent ;

• Les inactifs sont vos amis : vous les avez peut être jamais vu, mais eux ont déjà entendu parler de la communauté et peuvent même pour certains se rappeler en faire partie. Ils peuvent même à l’occasion redécouvrir ce que fait la communauté et ainsi devenir observateurs ;

• Même ceux qui ne sont pas membres de la communauté sont vos amis : quelques uns d’entre eux pourront la découvrir, relayer ce que vous faites et ainsi apporter visibilité et légitimité à la communauté et même peut être la rejoindre pour la faire grossir ou au moins remplacer ceux qui en partent ; |

Au lieu de toucher une grande part des réactifs (comme c’est le cas des rencontres, sauf les rencontres exceptionnelles qui peuvent aller un peu plus loin), les discussions entre les rencontres permettent de toucher la très grande majorité des membres de votre communauté.

#### Le courrier des animateurs : pourquoi mon groupe s’essouffle ?
Bonjour, J’ai 150 personnes sur mon groupe Facebook et une vingtaine participent aux réunions. Mais le groupe s'essouffle et de moins en moins de monde participe. Que se passe-t-il ?
Vous avez un peu plus de 10% des inscrits au groupe qui participent aux réunions ce qui est tout à fait normal. Mais êtes-vous sûr de ne pas avoir coupé votre groupe en deux : les réactifs qui suivent au jour le jour et les observateurs qui sont déconnectés de l’action ? Une erreur classique consiste à n’informer le reste du groupe (dans votre cas via Facebook) que lorsque tout est prêt. Mais les observateurs font partie de votre groupe ! Si vous souhaitez qu’ils aient une chance de s’impliquer un jour, vous devez les aider à avoir le même niveau d’information que les actifs. Il existe souvent une rupture d’information entre ceux qui participent aux réunions (les réactifs) et ceux qui n’y participent pas (les observateurs). Travaillez “à capot ouvert” : faites en sorte que sur la discussion en continue qui intègre tout le monde on puisse trouver tout ce qui se fait, mais également les doutes, les erreurs, les options possibles, etc. Si vous ne coconstruisez que pendant les réunions et pas pendant les échanges entre les réunions, vous oubliez vos observateurs “invisibles”. Certains réactifs passeront à autre chose (ce qui est normal) mais ils ne seront pas remplacés...

#### Exemple : les réunions internationales et l’importance des échanges en ligne
Au tout début des années 1990, je me suis impliqué dans la normalisation internationale[9]. Nous nous réunissions deux fois par an dans un coin du monde pendant une semaine. Cette semaine était très active pour faire avancer les documents et à la fin de la semaine, outre de nouveaux documents, nous avions un plan d’action bien rempli à faire pour la fois suivante.

Entre les réunions, j’animais le groupe français qui lui se réunissait une fois par mois. Nous faisions des commentaires sur le projet de norme, mais outre ce travail qui faisait partie intégrante de nos réunions, le reste du plan d’action était vite oublié et lors de la réunion internationale suivante nous reprenions pratiquement là où nous en étions six mois plus tôt. Il en allait de même avec les réunion s nationales où très peu de choses se passaient entre deux réunions mensuelles… C’est sans doute pour cette raison qu’il fallait en moyenne sept ans pour faire une norme !

Quelques années plus tard, grâce à l’arrivée du Web et des fournisseurs d’accès, l’internet est devenu très répandu et aucun d’entre nous ne pouvais plus s’en passer. Il devenait possible de continuer les échanges entre les réunions, de poser une question, de demander de l’aide, de proposer une version non finalisée d’une action à faire pour demander l’avis des autres, etc.

Pour résumé : avant d’avoir l’internet, nous travaillions pendant les réunions et ne faisions rien entre ; après l’arrivée de l’internet, nous travaillions entre les réunions… et un peu moins pendant les réunions qui permettaient surtout de mieux nous connaître pour ensuite mieux échanger (mais il ne fallait pas le dire aux employeurs qui n’auraient pas compris que l’on puisse payer aussi cher pour envoyer quelqu’un à l’autre bout du monde pour passer du bon temps avec les autres... ). Depuis les choses avancent bien plus vite que lorsque nous n’échangions que deux semaines par an (en plus il est vrai des quelques courriers envoyés entre les réunions…) !

Un excellent exemple est donné par l’IETF qui développe les standards de l’Internet définit dans son guide pour les nouveaux -le Tao de l’IETF- l’équilibre entre les réunions et les échanges en ligne avec tout le groupe :

• “les rencontres de l'IETF sont d'une toute autre nature. Les réunions[...] ont pour principal objectif de revigorer le travail des groupes”

• “Un des aspects déroutants lorsque l'on découvre l'IETF est l’importance mineure accordée aux réunions en présentiel des groupes de travail, ce qui n'est généralement pas le cas dans la plupart des autres organisations. Toute décision prise lors d'une réunion doit également être approuvée sur la liste de diffusion du groupe de travail.” |

Première difficulté : il nous faut un outil

Il y a cependant une difficulté ! Si nous savons nous réunir sans outil particulier (sauf peut être des “outils” de transport lorsque ,nous sommes éloignés les uns des autres -cheval, voiture, train, avion...-), comment pouvons nous continuer de discuter lorsque nous ne sommes plus ensemble ?

Il nous faut pour cela un outil à défaut d’être télépathes… Mais on peut distinguer deux sortes de réactions face à un outil (nous pouvons avoir l’une ou l’autre selon les outils) :

• Il y a ceux qui ont envie de se précipiter pour essayer ce nouveau jouet (on parle de technophiles ou pour l’internet, de geeks) ;

• et ceux qui sont inquiets de devoir s’approprier “encore un nouveau truc” au détriment de ce qu’ils font déjà. Dans le cas extrême, pour ceux qui rejettent les outils, on parle de luddites[10], mais dans le cas plus général, il s’agit de personnes ordinaires comme vous et moi.

#### Exercice individuel : êtes vous geek ou luddite ?
J’aimerais vous poser deux questions?

1. Pouvez vous me citer un outil que vous utilisez et que vous êtes heureux d’utiliser ? Cela peut être un outil très simple comme le téléphone, l’ordinateur, voire un simple stylo… mais aussi un réseau social, un outil Web pour votre veille ou pour échanger en visio, voir tout autre chose…

2. Pouvez-vous me citer un outil que, si je vous demandais de l’installer, vous ne voudriez pas utiliser ? Cela peut être un des réseaux sociaux ou une application de partage que vous n’utilisez pas : Facebook, Twitter, Google+, LinkedIn, Viadeo, Instragram, foursquare, snapchat, myspace ou même un réseau social dédié que j’ai développé et que je vous propose… ou encore un tout autre outil sur le Web.

Très probablement vous avez su répondre à ces deux questions. Vous êtes un peu geek et un peu luddite, même si vous avez tendance à être plus l’un ou plus l’autre…

Une dernière question :

Qu’est-ce qui vous inciterait à utiliser un outil qui est nouveau pour vous mais que vous avez peu envie de tester (sans être absolument contre) ?

Très probablement votre réponse à la troisième question sera du type :

• que ce soit simple et que cela me prenne peu de temps ;

• et surtout que cela soit nécessaire pour participer à un projet ou une communauté dans lequel j’ai envie de m’investir ;

Donc si vous imposez un outil… adieu les moins motivés, c’est à dire les peu réactifs et surtout les observateurs. Vous allez vous couper de probablement 90% de votre communauté (et surtout de certains qui, par la suite, pourraient s’investir lorsque d’autres se desimpliqueront du groupe). |

Il nous faut donc un outil pour continuer d’échanger entre les rencontres synchrones, mais ce même outil peut nous couper des moins impliqués que nous cherchions justement à remettre dans le coup ! Il va vous falloir un outil très simple et que chacun utilise (ou du moins le plus grand nombre). Il vous faudra sûrement faire preuve de patience, de pédagogie et rendre les échanges entre les rencontres agréables voire amusants pour aider y compris les moins motivés à l’utiliser, ne serait-ce que de façon passive pour se tenir au courant.

#### A retenir : un résumé... des deux parties suivantes
Les deux parties suivantes :

• Il nous faut un outil mais pas n’importe lequel

• deuxième difficulté : l’internet coupé en morceaux

peuvent sembler plus ardues pour certains moins familiers avec l’internet.

1 - Si c’est votre cas, et que vous êtes prêt à me faire confiance alors vous pouvez directement aller à la partie qui suit : La liste mail, la solution la moins mauvaise pour la discussion.

2 - Si vous souhaitez tout de même savoir de quoi parlent ces parties voici un très court résumé :

Il existe deux types d’outils en ligne :

• Ceux où l’utilisateur doit aller sur l’outil pour recevoir les informations (les outils “pull”) tels que les pages web, les forums, les groupes et pages Facebook…

• Ceux où l’utilisateur reçoit directement l’information dans “sa boite aux lettres” où à un endroit qu’il va consulter régulièrement (les outils “push”) tels que le mail ou alors la messagerie Facebook (pour ceux qui le suivent régulièrement) ou twitter (pour ceux qui le suivent régulièrement)., etc.

Si on souhaite toucher dans les discussions les personnes peu impliquées (en particulier les observateurs qui sont peut être pour certains vos futurs réactifs ou proactifs), alors elles doivent se passer avec des outils push (être reçu directement dans une boite qu’ils consultent directement).

Hélas, les principaux outils push ne sont pas compatibles entre eux (malgré quelques ponts comme les “notifications par mail ”, mais ils sont trop simplistes pour permettre une vrai discussion. Je connais peu de personnes qui lisent régulièrement les trois outils” push” cités. Pour ne pas perdre trop de monde de votre communauté, la moins pire des solutions est le mail que tout le monde a sauf rares exceptions, et il nous faudra mettre en place quelques règles pour éviter d’être noyé sous trop de mails…

3 - Si vous souhaitez tout comprendre… il vous suffit de lire la suite :-) |

Il nous faut un outil, mais pas n’importe lequel !

Il existe de nombreux outils en particulier sur internet (mais pas seulement). Il faut cependant qu’ils soient adaptés à ce que nous souhaitons en faire : faciliter les échanges ENTRE les rencontres synchrones :

1. un outil collectif : il ne s’agit pas simplement de discuter deux à deux mais tous ensemble, y compris avec les observateurs qui écoutent mais ne parlent pas. Le courrier pourrait faire cette fonction si chaque personne qui veut réagir envoie sa réaction à tous les membres de la communauté mais cela est lourd et cher et manquerait pour le coup de dynamisme !

2. un outil asynchrone : nous savons déjà l’importance de créer des moments synchrones grâce au chapitre précédent et nous savons qu’il existe même des outils pour organiser des réunions à distance. Le téléphone permet d’organiser des réunions téléphoniques. Mais tout le monde n’est pas disponible au même moment… Il faut donc que chacun puisse voir ce que disent les autres et éventuellement répondre au moment qu’il a lui même choisi ;

3. un outil push : un mot qui signifie “pousser” en anglais (dans le sens de “pousser l’information jusqu’aux personnes”). En effet, nous souhaitons que même ceux qui sont peu impliqués puissent suivre les échanges. Demandez à votre communauté d’aller sur un site Web spécifique ou bien sur un forum (outils “pull” comme “tirer à soi”) et vous n’aurez pratiquement que les plus réactifs qui viendront (voire les proactifs qui prendront l’initiative d’y revenir régulièrement). Il va donc vous falloir “pousser” les discussions jusqu’à ce que regardent (au moins pour le plus possible) chacun régulièrement : le courrier dans sa boite au lettre (pas très efficace dans ce cas on l’a vu), son répondeur téléphonique (il risque d’être vite saturé…), son mail ou éventuellement les réseaux sociaux qu’il suit ;

#### Pour en savoir plus : les forums
Les forums existent depuis longtemps sur l’internet. Avant même l’arrivée du Web existaient depuis 1979 les “newsgroups” de usenet. Les forums actuels sont bien plus simples à utiliser : il suffit d’aller sur une page Web pour voir ce qu’ont écrit les autres sur un des sujets proposé. Mais tout est là : il faut “aller” sur le site Web”.

Nous sommes donc dans le cas d’un outil “pull” où les utilisateurs doivent faire l’action d’aller sur le forum (contrairement aux mails par exemple qui arrivent directement dans notre boîte aux lettres électronique ). Quelqu’un qui arrivera sur votre forum (le plus souvent par un moteur de recherche ou un lien depuis un autre site) oubliera très probablement d’y revenir régulièrement, sauf s‘il s’y implique fortement.

Cela ne veut pas dire que les forums sont inutiles pour les échanges en ligne. Mais comme ils nécessitent un niveau d’implication supérieurs à un outil “push” comme le mail, le nombre de personnes nécessaires pour avoir une dynamique suffisante est plus important. On considère qu’il faut au moins 300 inscrits sur un forum très ciblé comme un forum d’entraide technique (et même plus sur un forum plus généraliste), à comparer à la centaine de personnes nécessaire pour faire vivre une communauté comme nous avons parlé au chapitre “3 La communauté : la puissance des grands nombres”.

On pourrait trouver une astuce, grâce aux notifications mail. Dans ce cas, à chaque fois qu’il y a une nouvelle contribution sur un forum qui m’intéresse, je reçois un mail. Il faut cependant savoir que très peu de personnes cliquent sur un lien dans un mail (il faut être motivé…). Il faut donc que le mail contienne la contribution pour avoir plus de chance qu’elle soit lue. Plus encore, il faudrait pouvoir répondre à cette contribution simplement en répondant au mail , sans avoir à passer par le forum. Cette fonction est plutôt rare car cela nécessite de reconnaître la contribution qui a été envoyée de la réponse afin de ne publier que cette dernière au bon endroit dans le forum[11]. |

La newsletter (lettre d’information) pourrait sembler remplir toutes ces conditions : elle permet de toucher l’ensemble de la communauté (collectif) , chacun peut la lire quant il le souhaite (asynchrone) en la recevant directement dans sa boîte aux lettres mail (push). Mais si tout le monde reçoit l’information de départ, la lettre de discussion ne permet pas de discuter ENTRE les membres de la communauté. Il est parfois possible de laisser des commentaires, mais les autres abonnés doivent alors aller sur le site (pull) pour les lire. La lettre d’information est un (très bon) outils pour l’information, mais pas pour les discussions entre les membres de la communauté entre deux rencontres.

Il existe plusieurs outils collectifs, asynchrones et push sur l’internet, mais nous ne sommes pas sorti d’affaire pour autant…

Deuxième difficulté : l’internet coupé en morceaux

Comme nous l’avons vu, il existe des outils “pull” vers lesquels l’utilisateur doit décider d’aller pour les utiliser (une page Web, un forum…) et des outils “push” qui amènent l’information directement à un endroit que consulte régulièrement l’utilisateur. ce sont ces derniers qui vont permettre d’atteindre, au-delà des proactifs, les réactifs et aussi les observateurs.

Si on fait abstraction des outils de communication push “classiques”, en dehors du net (boite aux lettres physique, répondeur téléphonique), il existe plusieurs outils push sur l’internet :

• la messagerie électronique (mail) qui existe depuis les débuts de l’internet ;

• La messagerie instantanée de Facebook (attention, tout le monde ne consulte pas régulièrement tous les groupes et pages Facebook auquel il est abonné. Contrairement aux messages instantanés, il ne sont donc pas à considérer comme des outils “push” pour tous les utilisateurs) ;

• Twitter, du moins les messages qui sont adressés à nous (@mon_nom) ou qui sont sur un thème donné que nous suivons particulièrement (avec les “hastags” du type #theme). Attention également, les messages twitter envoyés par les personnes auxquelles nous sommes abonnés sont nombreux et si nous ne regardons pas très régulièrement notre compte twitter, ils disparaissent de notre radar sans que nous les lisions ;

• Pour les usages orientés vers les smartphones, il existe aussi des outils mais limités pour la taille du groupe (5 max pour Whatsapp, 15 pour Viber...) ou d’autres orientés plus vers la photo et la vidéo que la discussion (snapchat…)

• Pour les entreprises, on peut considérer les messageries ou réseaux sociaux internes comme des outils push lorsque les employés sont obligés de les consulter (ce qui n’est pas toujours le cas…) ;

Cela fait beaucoup d’outils ! Et le drame est qu’ils ne sont pratiquement pas compatibles entre eux (le terme juste est “interopérables”). Hélas, pour les outils push l’internet est aujourd’hui cassé en morceaux (ce qui est moins vrai sur les outils pull, la très grande majorité des services pull passent par le Web). On peut bien sur recevoir une notification d’un message Facebook sur son mail, mais pour y répondre il faut “cliquer” sur le lien dans le message pour aller sur Facebook ce qui réduit très sensiblement le nombre de contributeurs par mail (et de plus l’inverse n’est pas vrai : on ne reçoit pas les messages mails comme “messages directs” sur Facebook…). Très peu de monde suit très régulièrement ses mails, Facebook ET Twitter (sans compter les outils pour smartphone comme whatsapp ou les autres outils tels que Google hangout, Skype[12]…). Choisir un outil c’est souvent se couper d’une partie des personnes qui auraient pu participer à notre communauté...

#### Pour en savoir plus : les limites de Facebook pour la discussion dans un groupe
La messagerie instantanée de Facebook permet de créer des groupes de discussion et même de leur donner un nom. Cependant, comme nous l’avons vu, dans un groupe nous avons plusieurs types d’activités. En particulier, la diffusion d’information peut également être faite avec des outils Facebook :

• les pages Facebook, intégrables également dans un site pour ceux qui n’ont pas Facebook mais limitées aux “administrateurs” qui sont les seuls à pouvoir y poster des messages ;

• les groupes Facebook où tous les membres peuvent publier mais qui sont non intégrable dans un site externe ;

L’idéal serait de coupler la messagerie instantanée avec par exemple un groupe Facebook (bien que la communauté se limite alors à ceux qui ont Facebook). Hélas, Facebook ne permet actuellement de coupler la messagerie instantanée et un groupe que jusqu’à 50 membres. Comme nous l’avons vu, nous cherchons à créer des communautés avec au minimum 100 participants afin d’avoir une dynamique suffisante avec les proactifs et les réactifs. Dans notre cas, la seule solution consisterait à identifier régulièrement les nouveaux inscrits au groupe Facebook et les ajouter “à la main” dans le groupe sur la messagerie instantanée, ce qui ne va pas vraiment dans le sens de limiter le temps passé par les animateurs !

Par contre, pour les petits groupes projets, souvent limités à quelques personnes, la messagerie instannée de Facebook est bien adaptée... à condition que les membres du projet aient tous Facebook, et que le référent n’oublie pas de tenir régulièrement au courant le reste de la communauté de l’avancement du projet collectif[13]... |

La liste mail, la solution la moins mauvaise pour la discussion

La discussion entre deux rencontres est une activité importante pour la communauté car elle implique également les réactifs qui ne viennent pas aux réunions (ou qui en ont ratées certaines) et les observateurs. Contrairement à la diffusion d’information, elle permet des échanges directs entre les membres de la communauté. Elle est une marche d’escalier très utile dans le chemin vers l’implication entre le simple commentaire en réponse à une information donnée par les animateurs et la participation à des rencontres voire à des projets.

Pour ne pas perdre en route une partie de la communauté (ou du moins pour en perdre le moins possible), il nous faut envoyer directement les échanges (outils push) dans un endroit que lit régulièrement chaque utilisateur (tout le monde n’a pas Facebook ou Twitter ou ne les lit pas régulièrement…). La solution la moins pire reste le mail puisque pratiquement toute personne qui est sur internet dispose d’une adresse mail (bien que certains ne regarde plus régulièrement sa boite mail au bénéfice de… Facebook ou Twitter…). Mais le mail génère pour certains des peurs en particulier d’être inondé par trop de messages. Nous verrons dans la partie suivante comment traiter ce point.

#### Pour faire avancer les choses : appel aux développeurs !
L’idéal serait que chacun puisse participer à la même discussion depuis l’outil qu’il préfère (et donc celui qu’il lit le plus régulièrement). Facebook et Twitter disposent d’interfaces de programmation (APIs) mais sont propriétaires et relativement fermés. On pourrait rêver que ces outils deviennent interopérables ce qui est pourtant la base même de l’internet (étymologiquement “inter net”, un réseau de réseaux qui communiquent entre eux) mais cela ne semble pas l’intérêt des propriétaires de ces outils… du moins tant qu’ils disposent d’un nombre significatif d’utilisateurs “captifs” qu’ils peuvent monétiser pour se financer…

Je lance un défi aux développeurs : disposer d’un outil qui puisse avoir une adresse mail, un compte Facebook et un compte twitter et qui permette que ce qui est envoyé sur l’adresse mail (par exemple en provenance d’une liste mail) puisse être reçu dans un groupe de messagerie instantannée dans lequel est inscrit le compte Facebook et dans un tweet avec un hashtag donné pour former un échange collectif. Les autres cas de figure devant également être vrai : de Facebook vers mail et Twitter et de Twitter vers mail et Facebook[14].

Il s’agit d’une question difficile et qui de plus n’est pas dans la culture de nombreux développeurs qui sont avant tout des développeurs Web. Le résultat peut même être frustrant pour un développeur car il ne se traduira pas par une belle page Web mais plutôt par un outil d’interopérabilité qui a vocation a être le plus invisible possible... Mais c’est sans doute le “chaînon manquant” pour permettre de retrouver la véritable interopérabilité de l’internet sur une des marches d’escalier vers l’implication des membres de la communauté : la discussion en ligne ! |

Le mail a d’abord été conçu pour envoyer un message à une, deux ou plusieurs personnes. Pour un groupe il faut que naturellement tout le monde réponde à l’ensemble des destinataires. les listes de discussion mail répondent à ce besoin. Grâce à elles, il n’est pas besoin de savoir quelles sont toutes les personnes qui souhaitent être destinataires de la discussion (on a vite fait d’oublier certains surtout parmi les nouveaux arrivés…). Une liste de discussion permet aux membres de la communauté de s’inscrire (soit ceux qui s’inscrivent eux-mêmes, soit ceux qui sont inscrits par l’administrateur de la liste). Cette liste de discussion possède une adresse email : écrire à cette liste c’est écrire à toutes les personnes qui y sont inscrites. Suivant la façon dont est configurée la liste de discussion, les personnes qui répondent à un message sur la liste sont visibles de tous les inscrits (plutôt qu’ils soient reçus uniquement pour celui qui a envoyé le mail auquel ils ont répondus). Une liste de discussion permet donc une véritable discussion collective où tout le monde voit les messages de chacun. La majorité des outils de liste de discussion permettent de conserver des archives pour retrouver certains points de la discussion.

#### Exercice collectif : testez une liste de discussion
Le fonctionnement d’une liste de discussion n’est pas compliqué pour les utilisateurs, mais le mieux est d’essayer !

Si vous n’êtes sur aucune liste, alors créez en une avec quelques amis autour de vous pour voir comment cela fonctionne. Vous pouvez utiliser pour cela des services gratuits du type : https://groups.google.com/ ou https://login.yahoo.com/ (il vous faudra créer un compte Google ou Yahoo si vous n’en avez pas). Amusez vous à échanger entre vous pour voir comment çà marche...

Si vous souhaitez créer une véritable communauté avec sa liste mais aussi les différents aspects présentés dans ce document, rendez-vous dans la partie II “agir” qui vous montrera comment nous pouvons vous aider à le faire |

Pour participer à une liste de discussion il faut donc être inscrit (par soi même ou dans certaines conditions par l’administrateur[15]). C’est même sans doute le seul des outils où l’inscription est nécessaire (pour voir l’information sur un site, pour participer à des réunions en ligne, pour lire et même pour écrire sur des pages d’information partagée, il existe des outils qui ne nécessitent pas d’inscription) Si vous utilisez des outils de différentes provenances pour les différentes activités du groupe (information, rencontres, discussion, partage), il peut être nécessaire soit de faire en sorte de disposer d’une inscription unique pour tous[16] , soit de n’imposer que l’inscription à l’outil de discussion (dans ce cas, les membres de votre communauté sont tout simplement ceux qui sont inscrits sur la liste de discussion). Il faut absolument éviter de demander aux membres de votre communauté de s’inscrire à plusieurs endroits. Sinon vous risquez fort de ne vous retrouver qu’avec les pro-actifs et quelques uns des plus réactifs et d’avoir perdu tous les autres !

Le nombre de mails et autres freins

Il existe deux principaux freins pour certaines personnes à utiliser les listes de discussion mails.

Le premier frein est de devoir lire les mails en plus de son compte Facebook ou Twitter. Comme nous l’avons vu c’est un véritable problème de scission de l’internet sur lequel il n’existe actuellement pas de solutions satisfaisantes. Si vous souhaitez n’exclure personne, vous ne pouvez pas obliger les membres potentiels de votre communauté à avoir un compte Facebook ou twitter (sauf dans le cas d’une petite communauté de personnes qui se connaissent et qui utilisent le même outil, mais nous parlons ici de grandes communautés pour les raisons exposées dans la partie “une communauté c’est quoi ?”). Vous devrez donc faire oeuvre de pédagogie pour que ceux qui sont plus réfractaires aux mails acceptent de les utiliser dans le cadre de cette communauté (au moins pour un certain nombre d’entre eux).

Le deuxième frein est la crainte de se voir submerger par les mails. Il s’agit d’un problème sérieux mais pour lequel nous sommes moins démunis. Le nombre de mails “acceptables” venant de la communauté varie :

• un par semaine maximum pour certains publics très réticents

• un par jour en moyenne pour la plupart des personnes

• plein de mails sont parfois acceptables pour certains groupes très militants (mais les communautés dont nous parlons intègrent également des non militants et qui ont souvent beaucoup d’autres activités)

Il existe un ensemble de stratégies permettant de gérer au mieux cette difficulté :

1. inciter les utilisateurs à faire des mails courts et uniquement lorsque cela est nécessaire (éviter par exemple les mails du type “information bien reçue”…) ;

2. inciter les porteurs de projets collectifs à échanger directement entre eux en dehors de la liste (mais sans oublier de présenter où ils en sont au reste de la communauté, une fois par mois par exemple) ;

3. si deux personnes échangent beaucoup sur un sujet qui ne concerne qu’eux (ou pire s’invectivent publiquement) les inciter à faire cela en dehors de la liste et s‘ils ne le font pas, les passer en mode modéré[17] (en l’indiquant sur la liste pour rester transparent) ;

4. mettre toute la liste en mode modéré pour accepter ou refuser les mails (mais cela nécessite un surcroît de travail). Cela est souvent nécessaire lorsque la liste devient grande (au-delà par exemple de 500 ou 1000 membres) ou bien lorsqu’elle adresse un public très réfractaire à recevoir des mails ;

5. Permettre aux utilisateurs qui le souhaitent de recevoir des “digest”, c’est à dire un mail qui regroupe tous les mails reçus durant une journée, une semaine, etc. Attention cependant, lorsqu’une personne qui reçoit ces mails regroupés souhaite réagir, il faut qu’elle pense à modifier l’objet du mail pour le rendre plus explicite que quelque chose du genre “lot nom-du-groupe vol 30 parution 6”...

6. lorsqu’il y a une période active (par exemple au début quand les personnes se présentent sur la liste ou dans la préparation d’un événement) indiquer qu’il s’agit d’une période provisoire et s’arranger pour qu’elle ne dure pas plus qu’une semaine ou deux ;

7. dans tous les cas, mettez le lien pour se désabonner de la liste dans le pied de page en bas du mail et indiquez aux personnes qui pourraient s’inscrire qu’elles pourront se désinscrire facilement. Cela rassure ceux qui craignent de se retrouver captifs (personnellement vous ne me ferez pas accepter d’être dans un groupe dont je ne pourrais pas choisir de sortir facilement et par moi-même...). Rappelez-vous : même ceux qui sont en dehors de la communauté sont vos amis ! quelqu’un qui sort de la communauté ce n’est pas un drame, mais plein de personnes qui n’osent pas y entrer par peur de ne pouvoir en sortir serait problématique ;

Le ou les modérateurs de discussion

Le rôle de modérateur de la liste consiste à rappeler et faire appliquer les règles énoncées ci-dessus, mais aussi à aider ceux qui ont des difficultés à s’inscrire ou à se desinscrire. Il y a également des mails à accepter ou à refuser (tous si la liste est en modération ou sinon bien plus rarement, lorsqu’une personne utilise une autre adresse mail pour envoyer un message que celle avec laquellle elle s’est inscrite). Ce rôle peut être tenu par un des animateurs (leader, facilitateur ou une personne dédiée à ce rôle) ou par quelques membres volontaires.

Parfois personne ne fait explicitement ce rôle, la liste peut fonctionner tout de même car plusieurs des membres peuvent rappeler les règles du jeu lorsque cela est nécessaire. Cela pose juste un problème pour la modération de la liste (en particulier si quelqu’un n’utilise pas l’adresse mail avec laquelle il est inscrit, son message ne pourra pas passer sur la liste). Il est donc bien d’avoir un ou plusieurs modérateurs, mais la priorité doit rester d’avoir avant tout au moins un facilitateur pour le suivi des projets, ce qui est plus indispensable comme nous l’avons vu.

#### Pour en savoir plus : modérer une liste avec l’outil mailman
L’écosystème de groupes collaboratifs autour de l’innovation sociale - coop-group.org - utilise le serveur de liste “mailman” (il en existe d’autres tel que “sympa” par exemple). Vous pouvez trouver des tutoriels en ligne pour vous aider :

• Gérer sa liste de discussion sur mailman 2

• L’inscription à une liste à partir de mailman 2 |

On se dit quoi sur la liste ?

Nous avons vu[18] qu’un groupe pouvait avoir une ou plusieurs fonctions :

1. Il permet à un ensemble de personnes de s’approprier des informations ;

2. Il facilite également l’entraide et la montée en compétence collective ;

3. Il est aussi le support pour développer des projets collectifs ;

4. Enfin, pour certains groupes il est possible d’organiser des débats avec toute la communauté pour développer de l’intelligence collective ;

Les discussions sur la liste vont refléter ces différentes fonctions. Pour faire en sorte que les discussions se développent sans efforts, il nous faut deux choses (rappelez-vous ni les animateurs ni les membres ne disposent de suffisamment de temps) :

• tout d‘abord au moins une centaine d’inscrits afin que le nombre de personnes réactives (au minimum une dizaine dans ce cas) soit suffisant pour initier une dynamique naturelle avec des personnes qui répondent aux propositions faites sur la liste ;

• et l’envoi régulier des informations sur les projets collectifs de la communauté (c’est le rôle du facilitateur de faire en sorte que chaque projet donne des informations au moins une fois par mois ou bien à défaut de le faire à leur place) ;

Ainsi, il y a des messages régulièrement sur la liste et des personnes pour réagir de temps en temps. Avec ce type d’activité, tout naturellement d’autres membres proposeront des informations (en particulier de la veille avec des éléments intéressants qu’ils ont trouvé ailleurs) ou demanderont de l’aide. La liste vivra ainsi sans avoir besoin de prendre du temps pour la relancer (mais encore une fois cela nécessite de relancer les porteurs de projets, ce qui est le rôle du facilitateur…).

1. 7 L’espace de partage pour ne pas perdre la mémoire

Nous avons vu que l’on pouvait organiser avec très peu de temps supplémentaire une communauté active de personnes qui pourtant n’ont elles-mêmes pas de temps. Cela peut se faire en jouant sur la synergie avec plusieurs projets collectifs développés par des personnes qui de toute façon souhaitaient se lancer dans ces projets (mais gagnent du temps, de la visibilité et des participants grâce à la communauté). Il faut cependant quelques activités qui peuvent du coup être animées avec peu de temps (à condition d’avoir un facilitateur de projets qui soit proactif et passent une heure par semaine pour faire le suivi).

Nous avons déjà abordé trois des quatre activités de la communauté : l’information, les rencontres et la discussion entre les rencontres. Mais à ce stade nous avons... trois problèmes :

1. dans les canaux informations passent des choses très intéressantes mais qui sont vite oubliées une fois le flux passé ;

2. lors des rencontres se disent des choses très intéressantes (voire importantes) entre les participants qui partent en fumée car elles sont vite oubliées ;

3. dans les discussions s’échangent des informations importantes et intéressantes qui de même sont oubliées peu de temps après ;

Peut-être nous souvenons nous qu’il s’est dit quelque chose qui peut nous aider, mais lors de laquelle de ces trois activités ? et quand ? Dans notre monde rempli d’informations et où nous participons de façon plus ou moins active à de nombreuses communautés, comment ne pas perdre la mémoire et comment retrouver ce qui s’est dit, il y a parfois longtemps ?

L’espace de partage : une machine à remonter le temps

La particularité des trois premières activités de la communauté que nous avons vues est qu’elles sont structurées en fonction du temps. Pourtant, ce qui a été dit lors d’une réunion il y a deux ans pourrait très bien faire écho à ce qui s’est dit aujourd’hui dans la discussion ainsi qu’une autre information diffusées il y a une semaine.

L’espace de partage doit nous permettre de retrouver les informations classées par thèmes et non plus en fonction du moment où elles ont été données : Si la communauté s’est intéressée par exemple à la cartographie de l’eau, nous pourrions regrouper à un même endroit les choses les plus importantes que nous avons dit sur ce sujet, il y a un an, un mois ou un jour. Nous pourrions même avoir un “point de départ” qui nous permettrait de retrouver facilement tous ces endroits où sont partagés ce qui est attaché à un thème (dans un livre, on parle de “sommaire” ou “d’index”pour retrouver les différentes parties).

Un énorme avantage de grouper les informations par thèmes est de faciliter une vue d’ensemble pour chaque participant, même pour ceux qui ont un niveau d’implication plus faible et regardent les choses “de loin”. En voyant ce qui a été dit sur un sujet quelque soit l’espace (l’activité de la communauté concernée) et le temps (le moment où l’information a été partagée), les contributions de chacun peuvent s’appuyer sur celles des autres pour construire petit à petit une vision de plus en plus cohérente, ce qui est la base de l’intelligence collective[19].

Quelles informations partager ?

**Il y a de nombreuses informations qui auraient avantage à être retrouvées facilement par chacun : **

• Tout d’abord celles qui concernent les projets en cours ainsi que les anciens projets ;

• Les informations sur la communauté elle-même qui sont utiles aux nouveaux (objectifs, charte ou règles de fonctionnement, foire aux questions…), mais sont également utiles aux membres actuels et généralement à toute personne qui veut en savoir plus ;

• Des ressources complètes produites ailleurs qui peuvent être utiles car elles concernent un projet, la communauté ou un encore thème qui intéresse les membres ;

• Des éléments de veille rassemblés par la communauté sur un sujet particulier ;

• Des débats au sein de la communauté sur un thème donné, un de ses projets ou son fonctionnement même ;

On pourrait regrouper ces différents ensembles d’information en deux grands domaines :

• les actions en cours : projets, débats, etc.

• les ressources : documents de base de la communauté, ressources produites par un des projet, bilan d’un débat, documents de veilles et ressources externes et même les archives des anciens projets

Le premier groupe permet de suivre ce qui se passe actuellement dans le groupe et le deuxième de trouver des informations utiles. L’intérêt de séparer les “actions en cours” des “ressources” est de donner une indication de lecture aux personnes peu ou pas impliquées : vont elles découvrir un document finalisé ou bien quelque chose de moins structuré en cours de construction ?

***Avec qui partager ? ***

Qui est concerné par cet espace de partage ? Nous avons vu pour les autres activités qu’elles concernent plus ou moins de monde :

• les rencontres rassemblent les proactifs et une partie des réactifs (typiquement environ 10% à 20% de la communauté) ;

• les discussions entre les rencontres y ajoutent les observateurs et même une partie des inactifs qui peuvent y revenir a posteriori ;

• les informations peuvent la plupart du temps être diffusées y compris à ceux qui ne sont pas membres de la communauté, en plus bien sûr des membres

Pour ce qui concerne l’espace de partage, on peut se poser la question à la fois pour les ressources du groupe et pour les actions en cours.

Les ressources (celles produites ou rassemblées par la communauté y compris les documents de base de la communauté) ont clairement vocation à être ouvertes au plus grand nombre. Comment voulez-vous que de nouvelles personnes rejoignent votre communauté pour l’enrichir si elles doivent faire plein d’efforts pour avoir le droit de découvrir ce qu’elle fait, comment elle fonctionne, ce qu’elle produit ? Il y a de fortes chances qu’elles aillent voir ailleurs, il y a suffisamment d’autres communautés où s’investir !

Et les actions en cours ? Un réflexe classique consiste à les réserver aux membres du groupe. Il est vrai que ces espaces seront moins bien structurés que des ressources qui ont été finalisées. Elles sont sûrement moins facilement lisibles par quelqu’un peu ou pas impliqué dans la communauté ou le projet. Est-ce pour autant qu’il faut les rendre inaccessibles en dehors du groupe ? A condition d’indiquer qu’il s’agit d’un travail en cours, non finalisé, il est bien plus intéressant de permettre à ceux qui le souhaitent d’y accéder. Fonctionner “à capot ouvert” est une des meilleurs façon de développer la confiance. De toute façon si votre communauté est large (cent ou plusieurs centaines de personnes) et ouverte (tout le monde peut s’y inscrire ou se desinscrire) cela ne fait pas beaucoup de sens d’empêcher ceux qui sont en dehors de la communauté d’accéder aux actions en cours.

Si au contraire votre communauté est crée à l’intérieur d’une entreprise, il peut être nécessaire de restreindre l’accès aux informations uniquement aux membres de l’entreprise. Mais faut-il restreindre l’accès aux seuls membres du groupe ou bien peut-on l’ouvrir à tous les membres de l’entreprise ?

#### Pour en savoir plus : y a-t-il des informations qui ne doivent pas être ouvertes à tous ?
Nous l’avons vu, dans une large communauté ouverte, cela ne fait pas grand sens de limiter l’accès aux informations de la communauté et de ses projets. Il y a cependant quelques rares cas où l’information doit être restreinte.

Dans une communauté d’entrepreneurs par exemple, un projet peut consister à ce qu’un petit groupe projet aide une entreprise. mais dans ce cas, il peut être nécessaire que le petit groupe projet soit bien identifié et que ses membres s’engagent à ne pas dévoiler des informations confidentielles données par l’entreprise aidée. Les informations échangées tout comme les résultats de ce projet ne doivent alors être partagés ni avec le reste de la communauté ni avec l’extérieur. Il s’agit d’un “projet fermé” au sein d’une “communauté ouverte”. Cela peut tout à fait avoir du sens, l’ensemble des membres de la communauté continuant de s’entraider de façon ouverte en échangeant des informations non confidentielles.

Dans ce cas, le détail des échanges doit rester confidentiel, mais le fait que ce projet existe (“accompagnement de l’entreprise XXX”), n’est lui généralement pas une information confidentielle.

Une bonne pratique pourrait être d’indiquer tous les projets dans l’espace de partage (ouverts et fermés) avec un lien pour chacun vers la page qui le concerne ; et d’indiquer pour les projets fermés “accès réservé” en mettant un mot de passe pour accéder à la page. Ainsi la liste de tous les projets est visible mais si certains doivent rester confidentiels, alors seuls les membres du groupe projet peuvent accéder à la page concernée[20]. |

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l’accès le plus ouvert doit être la règle et l’accès réduit l’exception. Il est tout à fait possible de protéger la paternité d’un contenu tout en permettant au plus grand nombre de le réutiliser[21]. Comme nous l’avons vu, il existe quelques cas particulier où il est nécessaire de restreindre l’accès à un groupe projet (lorsque le projet consiste par exemple, à accompagner une entreprise et que cela nécessite d’échanger des informations confidentielles), ou encore restreindre l’accès à l’ensemble d’une entreprise pour une communauté interne à l’entreprise qui échange sur des données confidentielles. Mais outre ces deux cas particuliers, il serait contre-productif de restreindre l’accès à l’information aux seuls membres de la communauté. Ceux qui sont en dehors de la communauté sont des candidats potentiels pour le rejoindre, à condition qu’ils aient suffisamment d’information avant pour savoir ce qui s’y passe.

Comment partager pour toucher le plus grand nombre ?

Nous pourrions partager les informations sur un grand tableau dans un lieu accessible aux membres de la communauté, mais cela nécessite de passer par là. Cela peut fonctionner pour une communauté fortement lié à un lieu (comme par exemple un tiers lieu, un lieu qui n’est ni la maison ni l’entreprise mais rassemble différentes personnes autour de projets comme les espaces de coworking ou les fablabs). Mais depuis, l’internet s’est largement développé et on peut considérer que presque chacun peut y accéder. L’espace de partage se retrouvera donc tout naturellement sur le net.

Il existe cependant plusieurs types de site. Le blog est mal adapté pour cette tache (il sert plutôt, comme nous l’avons vu à faciliter la diffusion d’information avec un public le plus large possible). Il est possible d’utiliser un wiki (un site où chacun peut facilement contribuer) comme par exemple YesWiki, un pad (une page dans laquelle chacun peut écrire) tels que Etherpad ou Framapad ou encore un traitement de texte en ligne comme Googledoc ou encore Zoho. Il peut être intéressant de mixer ces outils suivant le niveau de complexité souhaité pour chaque service, en y ajoutant une page d’accueil pointant vers les différents espaces.

La gare de triage des services du groupe

Ici nous sommes au royaume des “outils pull” c’est à dire des espaces en ligne où il faut que l’utilisateur vienne chercher l’information. Contrairement aux mail et autres outils push où l’information est directement délivrée dans la boite au lettre de l’utilisateur, le site web nécessite une démarche de la part de l’utilisateur pour aller chercher l’information. Mais il complète parfaitement les autres activités de la communauté (diffusion d’information, rencontres, discussions entre les rencontres) en permettant de retrouver facilement n’importe quelle information, indépendamment du moment où elle a été proposée.

Que doit-on trouver dans l’espace de partage de la communauté ? A peu près tout, y compris les archives de ce qui a été échangé au cours des différentes activités :

• Les informations de base de la communauté : la présentation du groupe, éventuellement la liste et la présentation des membres, si nécessaire les partenaires de la communauté ;

• La diffusion d’information : les informations du groupe diffusées via un blog, une page facebook, etc. ;

• Les rencontres : un calendrier des prochaines rencontres et un lien vers les comptes rendus (ou mieux les rapports d’étonnement) des précédentes rencontres ;

• La discussions entre les rencontres : les archives des discussions et une page pour s’inscrire et se désinscrire à la discussion (ou à l’ensemble des services si on a pu unifier l’inscription) ;

• Le suivi des projets ouverts collectifs : une ou plusieurs pages de travail par projet pour partager les informations en cours ;

• Les ressources publiques proposées par la communauté : des guides et autres documents produits par la communauté ou certains de ses projets, des éléments de veille utiles dans le contexte du groupe ou même des ressources utiles produites par d’autres communautés ;

Ces différentes pages peuvent faire appel à des services en ligne variés, mais heureusement il est assez facile d’intégrer des pages web proposées par des sites différents soit en faisant des liens vers ces différentes pages depuis une page d’accueil qui nous offre ainsi une véritable gare de triage, soit mieux en intégrant directement certains services dans des pages du site afin d’unifier la présentation (on utilise pour cela des techniques appelées “widgets” ou “iframes…”).

#### Pour en savoir plus : intégrer des services au sein d’un même site
Nous avons choisi après plusieurs essais d’intégrer les différents services dans un site le plus simple possible. Nous avons intégré chaque page dans un wiki dédié au groupe, mais il est tout à fait possible d’utiliser votre propre site en intégrant les différents services utiles à la communauté dans un ensemble de pages. On retrouve cette organisation dans la plupart des communautés du site http://coop-group.org/ (voir par exemple http://coop-group.org/interlangues/ ). L’approche proposée tient compte des différentes remarques faites dans ce chapitre sur l’espace de partage mais également dans les chapitres sur les autres activités de la communauté.

Les sites sont structurés autour de 5 pages. Elles sont toutes accessibles depuis un menu

1. la page d’accueil

Elle permet d’accéder directement au maximum d’informations. Elle comprend deux colonnes. La colonne principale avec :

1. une description du groupe groupe (un paragraphe) et ses partenaires ;

2. le calendrier des rencontres (avec un bouton pour ajouter facilement une nouvelle rencontre et un lien vers les anciennes rencontres) ;

3. une partie sur les “actions en cours” qui propose un lien vers une page pour chaque projet de la communauté (avec un bouton pour ajouter ou modifier un projet) ;

4. une partie proposant des “ressources”, présentées sous la forme la plus compacte possible (liste et sous listes avec si nécessaires plusieurs liens par ligne pour que l’ensemble tienne sur une dizaine ou vingtaine de lignes tout en restant facile à chercher). On y retrouve également un bouton pour ajouter ou modifier des ressources

Une deuxième colonne permet d’afficher le flux d’information (généralement une page facebook intégrée grâce à un code au sein même de la page d’accueil)

2. La page “rencontres”

On y retrouve les prochaines dates de rencontres et un lien vers les anciennes rencontres comme dans la page d’accueil, mais si nous avons choisi d’ajouter cette page, c’est pour y placer un espace de rencontres permanent où les membres peuvent se retrouver soit en s’y donnant rendez-vous, soit simplement en y passant pour voir qui s’y trouve.

Cette page pointe actuellement vers un simple chat (échanges synchrones sous forme de texte), mais elle prendra toute son ampleur lorsque la nouvelle norme WebRTC sera largement diffusée sur le web. Il sera alors possible de se retrouver dans un “salon permanent” pour échanger par texte, audio mais également vidéo.

3. La page “discussions en ligne”

Cette page pointe vers les archives de la discussion en ligne (généralement les archives de la liste de discussion mail)

4. La page “inscription/desinscription

Cette page permet de s’inscrire sur l’outil de discussion en ligne, mais aussi de se desinscrire, de demander l’envoi d’un mot de passe oublié, etc. Dans l’idéal elle permettrait de s’inscrire en une seule fois à plusieurs des services en ligne utilisés par le groupe et de remplir un profil. Mais cela nécessite d’avoir une inscription unifiée à des services venant de différents fournisseurs (on parle de SSO - “Single Sign On”), de redévelopper tous les services de façon unifiée (voir plus loin “comment tuer votre groupe”) ou bien d’imposer de s’inscrire plusieurs fois. Nous avons donc fait le choix, à défaut de mieux, de n’imposer l’inscription que sur l’outil de discussion en ligne et de configurer tous les autres services afin qu’ils ne nécessitent aucune inscription[22].

5 La page administration (accessible dans coop-group depuis l'icône “roue dentée” à droite du menu)

Cette page est moins visible que les autres tout en restant accessible à tous (pour éviter la gestion des mots de passe multiples). Elle permet d’accéder à différents services sur le site et tout particulièrement, pour le facilitateur, au tableau de suivi des projets ainsi qu’à la page de description du groupe qui permet, comme nous le verrons au chapitre suivant sur l’écosystème de groupes, de constituer une base de donnée avec les informations de chaque communauté. |

superbe site ou simple page de notes ?

La première chose à laquelle on pense est de développer ou de faire développer un site le plus beau et le plus cohérent possible. Il est effectivement plus facile d’avoir un site beau et cohérent que d’avoir une communauté active et productive. C’est une erreur commune qui consiste à donner la priorité à la technique plutôt qu’à la dynamique humaine. Mais ici, nous souhaitons que les porteurs de projets mettent à jour eux-mêmes leurs pages, que l’organisateur d’une rencontre puisse l’ajouter lui-même dans le calendrier, etc. Comme nous l’avons vu, les différentes personnes actives dans le groupe n’ont pas forcément une vision d’ensemble et une implication complète dans la communauté. Nous ne pouvons pas leur demander de se rappeler les outils spécifiques au groupe ni même de se rappeler leur mot de passe !

Nous avons fait le choix d‘avoir trois niveaux de pages, suivant qu’elles doivent être simples à comprendre et belles pour le lecteur ou très faciles à mettre à jour pour les utilisateurs actifs.

1. les pages qui n’ont pas à être modifiées, elles intègrent souvent automatiquement des services ou des informations. Ces pages peuvent être complexes, mais développées une fois pour toute ;

2. les espaces[23] listant les projets en cours, les ressources ou encore les prochaines dates. Dans ce cas, le choix d’une page wiki simple à utiliser mais facilement intégrable au sein de la page d’accueil a été fait. L’utilisateur doit juste mettre à jour la page avec une syntaxe simple[24] ou bien remplir un formulaire (pour le calendrier) ;

3. les pages de travail qui doivent être mises à jour souvent (par exemple pour les projets). Dans ce cas, nous avons fait le choix d’un traitement de texte en ligne. La page a un aspect qui est moins intégré avec le reste du site mais la mise à jour est on ne peut plus simple : il suffit d’ajouter du texte et de mettre en forme dans un traitement de texte en ligne. N’importe quelle personne, même peu familière avec l’informatique ou encore ayant oublié les spécificités des outils de cette communauté par rapport à toutes celles auxquelles il appartient, peut facilement mettre à jour une page de travail[25] ;

#### Exemple : comment tuer votre groupe à coup sûr…
Une façon absolument infaillible de tuer son groupe est de se focaliser sur le développement d’un site monolithique en espérant ensuite que les futurs membres se précipiteront pour s’approprier cet outil supplémentaire en plus de tous ceux qu’ils doivent déjà maîtriser…

Par charité, je ne citerait pas les nombreux cas que j’ai rencontrés, où des communautés même déjà existantes et actives ont été tuées en remplaçant l’animation par le développement d’un outil (en général un nouveau réseau social là où les utilisateurs de l’internet sont déjà saturés d’outils). Lorsqu’il y a un financement possible, il est tellement plus habituel de financer un développement web plutôt qu’une animation de communauté. La mise en place d’un financement pour aider au développement d’une communauté qui vient de naître est un des moyen les plus fréquents pour la tuer !

A vous de choisir : voulez vous un bel outil satisfaisant pour l’esprit avec personne dessus, ou bien une communauté active bien que chacun manque de temps pour l’animer ou y participer. C’est une question de priorité et cela nécessite des concessions : il faudra peut être intégrer des services qu’utilisent déjà le maximum d’utilisateurs (mail, page facebook) quitte à avoir un ensemble un peu moins cohérent.

J’ai perdu tant de communautés qui ont été remplacées par des jolis outils que je suis devenu méfiant du financement des communautés par ceux qui ne comprennent par leur dynamique ! |

L’attrapeur : le gardien des trésors communs

Le groupe se réunit (ensemble et par petit groupe projet) et échange en continu, mais on ne peut être sûr qu’il conserve les trésors qui sont échangés ou produits lors de ses activités. C’est le rôle de “l’attrapeur[26]” de prendre toutes les informations que l’on pourrait souhaiter retrouver, pour les classer et les mettre à disposition sur le lieu de partage accessible à tous de façon à y accéder facilement. Il transforme donc les flux d’information dans le temps en informations stockées par thématique, que les informations soient issues des réunions ou des échanges en continu. Le fait de présenter de façon synthétique des informations de ce qui se dit permet même de créer des débats complexes en intelligence collective avec des grands groupes[27].

Beaucoup de groupes vivent bien sans attrapeurs, chacun pouvant mettre à jour le site, mais pour ceux qui ont une ou plusieurs personnes qui acceptent ce rôle, le nombre de trésors qui s’envolent est bien plus réduit !

Attraper les informations utiles qui circulent dans le groupe peut prendre jusqu’à 5 heures par semaines sans outils. L’utilisation d’un outil comme Assembl permet de réduire ce temps à une heure ou deux. De plus le rôle d’attrapeur peut se mutualiser facilement et il est possible d’avoir un groupe de volontaires qui se répartissent le travail pour n’attraper qu’une semaine de temps en temps… grâce au travail de suivi du facilitateur qui s’assure qu’il y a toujours un attrapeur…

[1] La seule limite d’une communauté thématique est bien souvent celle de sa langue de travail qu’il faut comprendre pour participer. Il est possible d’envisager des communautés multilingues mais celles-ci sont plus complexes à mettre en place. Il est souvent plus facile d’avoir plusieurs communautés, chacune utilisant une langue différente, sauf quand il s’agit de travailler tous ensemble (dans le cas de décisions à prendre par un nombre limité de représentants par exemple). Ceux qui parlent deux ou plusieurs langues peuvent participer à plusieurs de ces communautés et ainsi faire le lien.

[2] L’IETF qui développe les standards de l’Internet définit dans son guide pour les nouveaux -le Tao de l’IETF- l’équilibre entre les réunions et les échanges en ligne avec tout le groupe :

“les rencontres de l'IETF sont d'une toute autre nature. Les réunions[...] ont pour principal objectif de revigorer le travail des groupes”

“Un des aspects déroutants lorsque l'on découvre l'IETF est l’importance mineure accordée aux réunions en présentiel des groupes de travail, ce qui n'est généralement pas le cas dans la plupart des autres organisations. Toute décision prise lors d'une réunion doit également être approuvée sur la liste de diffusion du groupe de travail.”

[3] Voir la comparaison de différents outils de visio

[4] Pour suivre l’évolution de la mise en oeuvre de chaque partie du standard WebRTC sur les différents navigateurs, voir : http://iswebrtcreadyyet.com/ (en anglais)

[5] Voir l’article heure d’été sur Wikipédia : https://fr.wikipedia.org/wiki/Heure_d%27%C3%A9t%C3%A9

[6] Voir la partie 7 : un espace de partage pour ne pas perdre la mémoire.

[7] Une réunion ou un atelier d’une heure en présentiel se traduit souvent par une heure et demi pour les rencontres à distance.

[8] Nous verrons plus loin comment permettre à ceux qui sont extérieur à la communauté de la découvrir et peut être pour quelques uns de la rejoindre. Nous en avons parlé une première fois dans la partie “4 L’information premier moyen d’informer” lorsque nous avons vu que l’information peut ne pas se limiter aux membres de la communauté.

[9] Comité ISO/IEC JTC1/SC22/WG15 sur la normalisation des systèmes d’exploitation (basé sur le standard Posix de l’IEEE lui même permettant la compatibilité à partir des systèmes Unix puis Linux)

[10] Luddites : Du nom des membres d’un mouvement violent d’opposition au progrès industriel. Au XIXème siècle, ils détruisaient les métiers à tisser qui prenaient leur emploi - https://fr.wikipedia.org/wiki/Luddisme

[11] N’hésitez pas à m’indiquer des forums qui pourraient être utilisés à la fois directement en allant dessus, mais aussi sans jamais passer par eux simplement en utilisant le mail de l’utilisateur pour lire les contributions et y réponde, un peu comme le fait une liste de discussion mail.

[12] Un comparatif des possibilités de plusieurs outils : http://socialcompare.com/fr/comparison/online-web-chat-messenger-talk-systems-free-skype-vs-viber

[13] Voir le chapitre 2 : des projets collectifs pour “faire ensemble”

[14] La limite de Twitter pour 140 caractères à disparu depuis 2015

[15] Voir la discussion sur le opt-in et le opt-out dans la partie II : agir.

[16] On parle de SSO : Single Sign On - inscription unique

[17] Dans ce mode, les mails envoyés ne passent pas directement sur la liste, ils doivent être acceptés (ou refusés) par un modérateur.

[18] Voir le chapitre 1 “la carte d’orientation de la communauté”

[19] Voir le livre 3 “développer des compétences clés pour la coopération”, partie III “des compétences pour produire des résultats” chapitre 1 “produire à plusieurs centaines de personnes” - ou bien, en attendant que cette partie soit disponible, voir “comment produire à plusieurs centaines de personnes” : http://ebook.coop-tic.eu/francais/wakka.php?wiki=CommentProduireUnDocumentAPlusieursCentai

[20] Voir plus bas la discussion dans la partie “s’inscrire ou ne pas s’inscrire” : mettre un mot de passe sur une page nécessite de gérer une inscription supplémentaire en plus de celle indispensable pour les discussions de la communauté, ce qui nécessite du travail supplémentaire...

[21] Pour en savoir plus : les réseaux qui durent sont sous sous licence cc -by -sa et les oeuvres libres

[22] Dans le cas de coop-group, il n’y a pas d’unification actuellement entre les inscriptions aux différents services (ce qui aurait nécessité des développements supplémentaires alors que le site n’a eu besoin que d’un budget minimal). Il a donc été fait le choix de n’avoir une inscription que pour la discussion en ligne entre les rencontres (généralement une liste de discussion mail), cela afin d’éviter d’avoir à s’inscrire sur plusieurs services. Tous les autres services -à l’exception de la description du groupe, réservée aux animateurs- sont donc accessibles sans inscription (mettre des informations dans une page projet, ajouter une date de rencontre, ajouter une ressource, etc.). Cela peut faire craindre que certains utilisateurs puissent “saccager” le site mais la très grande majorité des utilisateurs sont constructifs et peuvent aider à la mise à jour du site si cela est très facile à faire pour eux. La magie du wiki fait que cela demande plus de travail de “casser une page” que de la rétablir : il suffit d’aller dans l’historique pour remettre une version antérieure de la page (2 clics). Ce point particulièrement contre intuitif pour ceux qui n’ont pas l’habitude des wikis permet de gagner beaucoup de temps en rendant accessible la mise à jour au plus grand nombre.

[23] Comme indiqué dans l’encadré “intégrer des services au sein d’un même site”, dans le cadre de coop-group, ces espaces ont été intégrés à l’intérieur même de la page d’accueil. Il est ainsi possible de mettre à jour facilement chaque espace indépendamment sans avoir à gérer la complexité de l’ensemble de la page d’accueil.

[24] Dans le cas de Yeswiki utilisé dans les groupes de l’écosystème coop-group, il suffit pour rajouter un lien vers une page d’utiliser la syntaxe suivante, puis de cliquer sur “publier la page” :

• [[adresse_du_lien nom de la ressource ou du projet]]

[25] On pourrait penser qu’il serait préférable d’utiliser des pads plutôt qu’un traitement de texte en ligne pour les pages de travail, mais malheureusement les pads conviennent mal à l’internet dans certains pays, en particulier en Afrique : ils nécessitent de nombreuses connexions pour mettre à jour la page en temps réel qui peuvent “planter” l’accès internet. Pourtant les pads sont souvent des outils plus libres que les traitements de textes en ligne complets. Espérons que de nouveaux développements autour des pads permettront de résoudre ce problème.

[26] également appelé greffier par certains ou “harvester” (récoltant) dans les pays anglosaxons

[27] Pour en savoir plus : livre 3 des compétences clés pour la coopération - partie III des compétences pour produire des résultats - 1) produire à plusieurs centaines de personnes - ou bien en attendant la disponibilité de ce chapitre, voir sur le ebook Coop-tic : comment produire un document avec plusieurs centaines de personnes.