Beskrivelse av aktører ved registrering av metadata

[elading]

For brukere som skal registrere metadata opprette pakker, kan det være vanskelig å vite hva de som skiller de ulike aktørene

Derfor bør det være en kort veiledende beskrivelse for hver av aktørene.

Jeg har noen forslag her:

Rolle	Beskrivelse
Arkivskaper	Opprinnelig arkivskaper, opphavet til arkivet
Overfører	Ansvarlig for overføring av arkiv til depot
Produsent	Teknisk uttrekksprodusent. Ofte en tjenesteleverandør
Eier	Virksomhet med eierskap eller opphavsrett til arkivet
Skaper av informasjonspakke	Virksomhet som skaper arkivpakken og tilhørende METS-dokument
Mottaker	Depotinstitusjon som mottar arkivpakke
System	System for arkivskaping - f.eks. saks- og arkivsystem eller fagsystem
Uttrekkssystem	System som produserte arkivuttrekket

[TerjePD]

Bra oversikt. Noen kommentarer: Agenten «Overfører» er i regelverket kalt «Avgiver». Agentene «Arkivskaper» og «Eier» kan være flere enn en. Agenten «Eier» kan være person(er), familie, organisasjon eller virksomhet. (Og muligens flere varianter enn det…) Agenten «Mottaker» er i DIAS kalt «Depot». (Mottaker er egentlig bedre, så er det ikke begrenset til et depot!) Agentene som er nevnt her (med unntak av System og Uttrekkssystem) er på virksomhetsnivå. I tillegg kommer også kontaktpersoner for hver agent. Terje Fra: elading ***@***.***> Sendt: fredag 26. november 2021 10:05 Til: arkivverket/arkade5 ***@***.***> Kopi: Subscribed ***@***.***> Emne: [arkivverket/arkade5] Beskrivelse av aktører ved registrering av metadata (Issue #130) For brukere som skal registrere metadata opprette pakker, kan det være vanskelig å vite hva de som skiller de ulike aktørene Derfor bør det være en kort veiledende beskrivelse for hver av aktørene. Jeg har noen forslag her: Rolle Beskrivelse Arkivskaper Opprinnelig arkivskaper, opphavet til arkivet Overfører Ansvarlig for overføring av arkiv til depot Produsent Teknisk uttrekksprodusent. Ofte en tjenesteleverandør Eier Virksomhet med eierskap eller opphavsrett til arkivet Skaper av informasjonspakke Virksomhet som skaper arkivpakken og tilhørende METS-dokument Mottaker Depotinstitusjon som mottar arkivpakke System System for arkivskaping - f.eks. saks- og arkivsystem eller fagsystem Uttrekkssystem System som produserte arkivuttrekket — You are receiving this because you are subscribed to this thread. Reply to this email directly, view it on GitHub<#130>, or unsubscribe<https://github.com/notifications/unsubscribe-auth/ABUH55XVYITWGDWUJS4BCJTUN5ESJANCNFSM5I2FLLSQ>. Triage notifications on the go with GitHub Mobile for iOS<https://apps.apple.com/app/apple-store/id1477376905?ct=notification-email&mt=8&pt=524675> or Android<https://play.google.com/store/apps/details?id=com.github.android&referrer=utm_campaign%3Dnotification-email%26utm_medium%3Demail%26utm_source%3Dgithub>.

[elading]

Gode poeng! «Overfører» bør i stedet hete «Avgiver», synes jeg. Beskriver funksjonen bedre

[Swoy]

Er ikke «Overfører» eller «Avgiver» nevnt som «Avleverende myndighet» i lovteksten?

[elading]

Også et godt navn!

[erikaaberg]

Vi oppdaterer dokumentasjonen. Ref. også Jira #547.

[elading]

Men en slik beskrivelse bør også være rett ved feltene, i GUI-et

[elading]

Ved nyttår oppdaterte vi i AV veiledere for overføring av elektroniske arkiv, med en kort veiledning om Arkade 5-bruk og beskrivelse av feltene, basert på dette forslaget. Men som sagt bør en feltforklaring være rett i brukergrensesnittet

https://www.arkivverket.no/for-arkiveiere/arkivavslutning-og-innlevering2/overf%C3%B8ring-av-elektroniske-arkiver#!#block-body-7

[Swoy]

Jeg har en kommentar til valget om å tillate OOXML som godkjent format, det er flere som har snakket om dette. For å ikke forgrene denne github-issuen ber jeg deg @elading om å lese denne på lok.as. Gjerne kom med innspill der :)

[Swoy]

I vår organisasjon har vi valgt å gå et steg videre med disse beskrivelsene. Gjennom vår veileder «Produksjonslinjen for elektronisk skapte arkiver» og tilhørende instrukser «Instruks for ansvarlige aktører ved datafangst i fagsystemer» og «Instruks for ansvarlige aktører ved datafangst i noark-godkjente systemer» har vi bestemt at termer som «myndighet» og «arkiv» er implisitt.

Vi har fra tilbakemeldinger i kommunene og gjennom erfaring med rolleblanding hos enkelte leverandører bestemt oss for å presisere rollebeskrivelsene og navngivningen for hver aktør i METS-dokumentasjonen på en litt annen måte. Koding av metadata i METS er etter min mening gitt litt for mye kredibilitet i den store sammenhengen. I et bevaringsperspektiv er det for eksempel lite verdi av å dokumentere hvem som gjorde hva for hundre år siden - desto viktigere er det å dokumentere hva som ble gjort av hvilke rollebeskrivelse. Navn på rolleinnhaver vil derfor kun fungere som en slags fremmednøkkel i forskningsøyemed.

Jeg siterer:

Vi mener at langtidsbevaring av kontaktinformasjon om enkeltindivider, som deltar i produksjonslinjen for elektronisk skapte arkiver, må anses som unødvendig. Med individuelle personvernhensyn og personvernforordningen som grunnlag, krever vi at informasjon om enkeltindivider hos deltakende aktører, utelates når metadata kodes inn i en informasjonspakke.

Kontaktinformasjon om organisasjoner skal kun inkluderes dersom organisasjonen er involvert i prosjektforløpet, og hvor disse har hatt ansvar som også kan knyttes til selve datafangsten. Navn på individer med ansvar hos den enkelte aktør kan kodes inn, men det vil være opp til den enkelte organisasjon å avgjøre nytteverdien av dette.

Når det er sagt, så er jeg veldig åpen for innspill som kan avkle påstandene mine. Jeg har lagt ned mye tid på å dekode informasjon om standardene, gjort undersøkelser i bransjen og sett på tilbakemeldinger om terminologibruk hos aktørene. Så disse begrepene er derfor godt etablert i vår organisasjon allerede. Men alle innspill eller kritikk til våre valg er varmt velkommen.

Vi har også utviklet et standardisert prosjektforløp som skal bidra til å fordele rollene for datafangst og deponering. Det har vist seg å fungere over all forventning. Nå gjenstår bare presisering om åndverksloven i arkivlova, så er vi i boks 👍🏽 .

---

Så, for å oppsummere METS:

• Disse er hentet fra Versjon 1.12.1*:

• CREATOR: The person(s) or institution(s) responsible for the METS document.
• EDITOR: The person(s) or institution(s) that prepares the metadata for encoding.
• ARCHIVIST: The person(s) or institution(s) responsible for the document/collection.
• PRESERVATION: The person(s) or institution(s) responsible for preservation functions.
• DISSEMINATOR: The person(s) or institution(s) responsible for dissemination functions.
• CUSTODIAN: The person(s) or institution(s) charged with the oversight of a document/collection.
• IPOWNER: Intellectual Property Owner: The person(s) or institution holding copyright, trade or service marks or other intellectual property rights for the object.
• OTHER: Use OTHER if none of the preceding values pertains and clarify the type and location specifier being used in the OTHERROLE attribute (see below).

Disse, sammen med OTHERROLE\SUBMITTER, OTHERROLE\PRODUCER og OTHERTYPE\SOFTWARE, har dannet grunnlaget for våre beskrivelser.

Som nevnt over, opplever vi at endringene har medført en bredere forståelse for ansvar og at de enklere kan fordeles riktig i et gitt prosjektforløp. I tabellen nedenfor har jeg tegnet inn alle rollene og samtidig lagt ved kobling til METS og ansvarlige deltakere i prosjektforløpene.

Rolle Aktør	Beskrivelse	mets/metsHdr/Agent	Kardinalitet
Prosjektkoordinator Eier	Organisasjonen som eier materialet (juridisk ansvarlig). En entitet i tilknytning til Eier med ansvar for arkiv er ofte gitt rollen som prosjektkoordinator, det er denne entiteten som vanligvis er initiativtaker til prosjektet, gjerne på bestilling fra kommunen eller Skaper.	IPOWNER	0 ... N
Fagansvarlig Skaper	Organisasjonen som skapte materialet i angitt periode. En entitet i tilknytning til Skaper vil som regel ha ansvaret for å innhente dokumentasjon fra involverte aktører, slik som systemdokumentasjon, rapporter og annen informasjon som vil være nyttig ved bevaring. Dette er ofte en person i nær tilknytning til enheten som brukte originalsystemet, da de som regel har de beste forutsetningene for å utføre dette arbeidet. Arbeidet de gjør vil deretter bli oversendt til deponeringsansvarlig som en separat deponeringspakke, før forberedelser til deponering starter.	ARCHIVIST	1 ... N
Informasjonsansvarlig Redaktør	Organisasjonen eller entiteten som har hatt ansvaret med å innhente informasjon fra eksterne aktører i forbindelse med informasjonsinnsamlingen. Dette er ofte den samme som Skaper, så det er ikke alltid det er nødvendig å dokumentere denne.	EDITOR	1 ... N
Uttrekksansvarlig Produsent	Organisasjoner med ansvar for datafangst fra tilhørende systemer i forbindelse med et uttrekk. Dette er ofte en entitet hos programvareleverandøren som involveres i denne prosessen. Disse entitetene vil i de aller fleste tilfeller foreta datafangst mot originalsystemer, i tilknytning til arkivmaterialet som er bestemt bevart. Uavhengig av tilknytning trenger de utvidede tilganger til system(ene) som skal bevares. Programvaren som i tilfelle ble brukt i tilknytning til datafangsten blir lagt til som OTHERTYPE\SOFTWARE	PRODUCER	1 ... N
Deponeringsansvarlig Innsender	Organisasjoner med ansvar for konsolidering av datafangst i tilknytning til arkivmaterialet som skal bevares. Rollen er ofte gitt en entitet i tilknytning til leverandørene, som foretar datafangsten. De har ansvaret for å produsere og overlevere informasjonspakken(e) til Bevarer. For større prosjekter bør denne rollen tilfalle aktører uten annet ansvar.	SUBMITTER	1 ... 1
Bevaringskoordinator Bevarer	Arkivdepot eller arkivtjenesten som benyttes av Eier eller Skaper. Det er i de aller fleste tilfeller en person med tilknytning til arkivdepot som har ansvaret for å motta informasjonspakker fra Innsender.	PRESERVATION	1 ... 1

Andre fagansvarlige kan også kobles inn. Disse bidrar ofte med fagrelaterte anbefalinger i forbindelse med evalueringen. Eksempler her kan være historikere, arkivfaglige eller it-faglige som tilfører kunnskap om forhold i eller rundt materialet som skal bevares. Noen av disse rollene er vist i tabellen under:

Rolle Aktør	Beskrivelse	mets/metsHdr/Agent	Kardinalitet
Fagansvarlig Formidler	Noe med ansvar for formidling eller tilgjengeliggjøring av materialet. Dette kan være en OTHERTYPE av typen SOFTWARE, som f.eks. ASTA7, IKA Innsyn eller KDRS Innsyn. Metadata om denne aktøren legges inn i en formidlingspakke når denne produseres.	DISSEMINATOR	1 ... 1
Fagansvarlig Forvalter	Ansvarlig for fremtidig forvalting av materialet. Dette er ofte arkivtjenesten eller arkivdepot som har denne rollen, og blir lagt til i METS ved produksjon av informasjonspakker som gis status som Arkivpakke	CUSTODIAN	1 ... 1
Fagansvarlig Forfatter	Den som produserer et uttrekk hos den enkelte uttrekksansvarlig vil legge til denne informasjonen i sin deponeringspakke. En CREATOR med OTHERTYPE\SOFTWARE vil være f.eks Arkade5	CREATOR	1 ... N

Veiledningen vår beskriver disse litt mer i detalj, der inkluderes også noen rutiner og punkter for hvordan disse forskjellige aktørene skal forholde seg til ansvaret de har fått i et prosjekt.

Som sagt, om noen har tilbakemeldinger så er disse ønskelige. Samtidig håper jeg at beskrivelsene bidrar til diskusjonen og at noen drar nytte av dem.