Co référent‧e initiative

Valider une comptabilité d'initiative

1. Vérifier que toutes les écritures comptables de l'évenement ont été rapprochées
2. Aller dans Comptabilité -> Documents sur AssoConnect.
3. Sélectionner le budget de l'initiative.
4. Pour chaque ligne dépense ou recette :

• Cliquer sur la ligne pour faire apparaître l'entrée comptable.
• Télécharger la facture associée (ne pas supprimer le fichier associé !).
• Vérifier que la facture correspond (montant, destinataire, libellé) à ce qui est entré en comptabilité.

5. Vérifier que le compte Lydia associé a bien été mis à 0.

Si toutes les entrées sont bonnes :

1. Télécharger le bilan généré par AssoConnect aux formats PDF et Excel.
2. Consolider les justificatifs et les bilans aux deux formats dans un seul dossier du nom de l'initiative.
3. Mettre ce dossier dans le dossier « Initiatives » de Keybase. Cela nous sert d'archive et nous garantit de pouvoir facilement fournir les justificatifs en cas de contrôle, même si AssoConnect n'était plus accessible.
4. Envoyer un mail à la personne référente avec Bureau en cc, en indiquant que l'on confirme que l'intégralité des pièces justificatives sont validées, et en joignant le PDF du bilan.
5. Fermer le compte Lydia de l'initiative.

Si des entrées sont invalides (facture manquante, erreurs de montant ou de destinataire) :

• Compiler la liste des erreurs rencontrées en ajoutant une colonne dans la version Excel du bilan téléchargée depuis AssoConnect et l'envoyer à la personne référente avec Bureau en cc.