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Référent‧e d'initiative
Chaque membre du bureau s’engage à être référent·e pour au moins une initiative. Cela implique de :
- Donner accès aux outils à l'équipe.
- Répondre aux questions de l'équipe.
- Valider les virements préparés par l'équipe.
- Donner un numéro de téléphone pour être joignable en cas d'urgence.
- Présenter l'état de l'initiative et lever les éventuelles alertes lors du standup.
- Représenter l'association lors de l'événement.
- Gérer le bilan comptable.
Cela ne signifie pas être seule : tous les échanges sont toujours adressés à [email protected], et il est toujours bienvenu de demander de l’aide. Il s'agit simplement d'être responsabilité vis-à-vis du bon fonctionnement de l’initiative.
Le délai de réponse attendu aux demandes des initiatives est de 7 jours pour la personne référente. À défaut de réponse dans ce délai, le reste du bureau a 7 jours pour répondre si le point de contact est défaillant‧e. Au-delà, on empêche l’initiative de fonctionner correctement et nous sommes collectivement défaillants.
Template de mail :
Bonjour l’équipe,
J’ai le plaisir de vous annoncer que le bureau de l’association Agile France valide le soutien à l’initiative « XXX » sur la base de la proposition transmise le XXX et de nos échanges en visio et par téléphone.
Le mandat fourni par le bureau à l'équipe d'orga
1. Engager jusqu’à XXX €.
2. Utiliser tous les outils mutualisés (Meetup, WeezEvent, nom de domaine, assurance, facturation, compte bancaire, Basecamp…).
3. Utiliser le matériel de l’association.
4. Négocier les prestations au nom de l'association.
5. Acheter des outils supplémentaires utiles à l'organisation de l'événement.
6. Émettre des notes de frais pour les frais de bouche des réunions des bénévoles.
7. Communiquer sur les canaux sociaux de l'association pour diffuser les informations de l'événement (Twitter, LinkedIn…).
Bien que cela ait très peu de chances d’arriver, ce mandat pourra être révoqué en cas de manquement majeur aux statuts, au règlement intérieur, ou aux demandes ci-dessous.
Les demandes faites par le bureau
1. Viser un public mixte et divers, et plus généralement que l’événement soit inclusif. Nous vous fournirons un lien vers un sondage à faire remplir par les participant·e·s (sans obligation), et qui permettra d'évaluer le ratio de genre et la diversité de profils.
2. Conserver une majorité de contenu francophone.
3. Prévenir le bureau dans les meilleurs délais en cas de changement majeur dans le budget, l’énoncé de l’événement, ou de risque de déséquilibre financier.
4. Maintenir à jour la liste des personnes (nom, prénom, adresse mail, numéro de téléphone) qui composent l'équipe d’orga.
5. Préserver l'aspect non-marchand des événements, en n’acceptant notamment pas de sponsor commercial.
6. Privilégier des prestataires dans l'économie sociale et solidaire.
7. Nous transmettre au plus tôt les dates, même approximatives, de tenue de l’événement et nous tenir informés de leurs évolutions.
8. Indiquer dans la communication aux participant‧e‧s que cet événement a pu se tenir grâce au soutien de l’association Agile France. Plusieurs modalités sont envisageables, nous trouverons la plus pertinente ensemble ; l’objectif n’est pas de positionner l'asso comme sponsor, mais simplement de faire connaître ses moyens afin que d’autres porteurs de projet puissent l'identifier comme une opportunité.
Nous vous déléguons donc les responsabilités de bonne gestion et de sécurité des personnes sur l’organisation de l’événement. La mention de cette délégation de responsabilité permet l’application de l’assurance responsabilité civile ;)
Suggestions
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Vos points de contact
XXX sera votre référent pour cette initiative. Cela signifie que c’est votre point de contact principal, et notamment que c’est à lui que vous enverrez les factures des services que vous achèterez.
Vous pouvez le joindre par mail à XXX et par téléphone en cas d’urgence au XXX.
La co-référente de XXX pour cette initiative est XXX, vous pouvez la joindre en cas d’urgence et si XXXX n’est pas joignable.
Attention, dans tous les cas, vos échanges par mail devront toujours se faire avec [email protected] en copie : c’est ce qui nous permet de rester informé‧e‧s des évolutions et de garantir une meilleure réactivité.
Prochaines étapes
Vous nous confirmez qu’on avance ensemble dans les conditions définies dans ce mail. Si quoi que ce soit n’est pas clair, on s’appelle :)
Les personnes adhérentes à l’association dans votre équipe vont recevoir une invitation à rejoindre un compte partagé sur Lydia qui leur permettra de dépenser l’argent via un système de carte bancaire virtuelle.
Dans tous les cas, dès que vous commencerez à engager des frais, gardez tous les justificatifs !
Le Crédit Mutuel ne fournit pas de carte bancaire, et le service paiement web est payant et complexe.
Nous utilisons Lydia pour manipuler un compte bancaire à partir duquel nous pouvons générer des cartes bancaires virtuelles qui permettent de payer des achats sur internet et par paiement sans contact sur smartphone.
- Créer un compte partagé du nom de l'identifiant de l'initiative.
- Ajouter tout le bureau avec les droits d'administration et de vue des transactions.
- Ajouter les adhérent·e·s à l'association membres de l'équipe d'organisation avec les droits de dépense d'argent et de vue des transactions.
- Virer la somme depuis le compte Agile France vers le compte de l'initiative.
Attention, ne jamais faire de virement bancaire depuis Crédit Mutuel directement vers ce compte pour le recharger, toujours passer par le compte Lydia de l'association afin de permettre la traçabilité des opérations (les comptes Lydia des initiatives sont fermés en fin d'exercice, ce qui efface leur historique).
- Aller dans Comptabilité → Paramétrage → Budgets.
- Créer un nouveau Budget au nom de l'initiative.
- Ajouter un sous-budget par catégorie de dépense ou de recette (par exemple « billets », « défraiement bénévoles », « outils »…).
- Éditer la page qui liste les initiatives.
- Ajouter le nom de l'initiative dans l'année correspondante.
- Ouvrir une pull request.
- Publier un tweet.
- Publier un post sur LinkedIn.
- Envoyer un mail aux adhérent·e·s via AssoConnect.
- Transférer tout l'argent restant sur le compte de l'initiative vers le compte Lydia de l'association.
- Ne pas fermer le compte Lydia de l'initiative à ce moment-là ! C'est le seul moyen de pointer les dépenses, une fois qu'il sera fermé l'historique sera perdu.
- S'assurer que toutes les écritures liées à l'initiative sont rapprochées. Au besoin, demander les pièces justificatives manquantes à l'équipe d'organisation.
- Une fois toutes les écritures rapprochées, aller dans Comptabilité → Documents → Dépenses-Recettes, sélectionner l'initiative et générer les documents.
Une fois les comptes validés par le co-référent‧e (factures vérifiées une à une et exportées, avec les bilans, dans Keybase).
Envoyer un mail à l'équipe d'organisation avec le bureau en copie pour :
- Récapituler le déroulé.
- Transmettre le bilan comptable final.
- Donner explicitement quittance de gestion.
- Proposer une rétrospective (des interactions entre le bureau et l'équipe d'organisation).