Manual do SAPOS

(This page is in Portuguese because it is intended for SAPOS final users)

O SAPOS é o Sistema de Apoio à Pós-Graduação, desenvolvido pela Universidade Federal Fluminense. Seu objetivo é facilitar a gerência de dados acadêmicos de cursos de pós-graduação, tais como matrículas, orientações, bolsas, disciplinas, credenciamentos, entre outros.

As funcionalidades do SAPOS estão agrupadas por afinidade em diversas abas. Abaixo, agrupamos as funcionalidades da mesma forma em que elas aparecem na interface do SAPOS.

É importante notar que as datas no SAPOS são sempre informadas com mês e ano apenas. Assume-se o primeiro dia do mês para datas iniciais e o último dia do mês para datas finais, exceto para bolsas. Em bolsas, as datas iniciais assumem o primeiro dia do mês, e as datas limite de alocação, data de fim da bolsa, e data de fim de alocação da bolsa assumem o último dia do mês.

Para cada tipo de informação mantida pelo SAPOS existe uma opção de busca simples. Em algumas telas mais importantes, existe a opção de busca avançada que é capaz de cruzar diversas informações. Sempre que essa opção existir para alguma tela, ela estará explicitada abaixo.

ALUNOS

NÍVEIS

Um nível é basicamente um tipo de curso. Por default, o SAPOS já cria os níveis graduação, especialização, mestrado e doutorado. No entanto, os nomes dos níveis são configuráveis (basta excluir estes e adicionar outros). Uma matrícula sempre está associada a um nível.

TIPOS DE MATRÍCULA

Uma matrícula está associada a um tipo de matrícula. O SAPOS, por default, já cria os seguintes tipos de matrícula: Avulso, Especial, Regular. Por default, nenhum tipo de matrícula dá acesso à alunos ao sistema, mas é possível configurar o campo Com usuário para indicar que alunos com matrículas de algum dos tipos especificados poderão ter um usuário para acessar o sistema.

ALUNOS

Existe uma separação entre os conceitos de aluno e matrícula. O aluno contém as informações pessoais do aluno (como nome, filiação, endereço, formação passada, etc.). Um aluno pode ter diversas matrículas ao longo do tempo.

MATRÍCULAS

Uma matrícula associa um aluno a uma matrícula no curso. As principais informações são a data de admissão, nível, tipo de matrícula e título da dissertação/tese. Diversas outras informações relacionam-se com a matrícula, como por exemplo: quais são as bolsas que esse aluno já teve, quem é o professor que o orienta, quais as disciplinas que ele já cursou, quais as etapas que ele já concluiu, quais prorrogações ele pediu e se ele já foi desligado do curso ou continua ativo.

Usuários de Alunos: ao criar uma matrícula, se o tipo da matrícula permitir que aluno tenha usuário e se o aluno tiver um email cadastrado, o sistema também criará um usuário para o aluno e enviará um email de boas vindas com um link para a definição de senha.

Em algumas situações pode ser que uma matrícula fique sem usuário. Isso pode ocorrer pela configuração do tipo de matrícula ter sido feita após a criação da matrícula ou pelo aluno não ter email cadastrado no momento de criação da matrícula. Para criar usuários para essas matrículas de uma vez, existe uma ação no topo da tela de matrícula:

As condições de busca indicadas a seguir podem ser usadas para limitar a criação de usuários.

Busca Avançada: a busca avançada de matrícula é apresentada abaixo. Cabe ressaltar a possibilidade de buscar por etapas atrasadas em uma determinada data. Por exemplo, eu poderia querer saber quais alunos precisam pedir banca até Julho de 2013. Para isso, basta eu consultar por etapa atrasada "pedido de banca" em Agosto de 2013 (note que os nomes das etapas são configuráveis).

Emissão de Histórico: o histórico escolar do aluno contém as disciplinas cursadas com aproveitamento pelo aluno. É o documento que normalmente é entregue ao aluno quando ele conclui o curso. Além disso, ele contém dados sobre a defesa da dissertação/tese, como título, data e composição da banca.

Emissão de Boletim: o boletim contém as disciplinas cursadas pelo aluno, com informações adicionais como total de créditos por período e CR por período. Ele contém as reprovações e disciplinas incompletas (ou seja, que estão sendo cursadas atualmente).

Inscrição em Disciplinas: a secretaria pode usar a tela de matrículas para realizar a inscrição em disciplinas daquele aluno. Isso é útil pois é possível cadastrar todas as inscrições em disciplinas de um mesmo aluno de uma única vez.

Emissão de Relatório: qualquer busca que seja feita na tela de matrículas pode ser materializada em um relatório em PDF que contém o número da matrícula, nome do aluno, data de admissão e data de desligamento. Basta usar o botão "Gerar Relatório" após efetuar uma busca.

RAZÕES DE DESLIGAMENTO

Uma matrícula, após certo tempo, terá um desligamento associado. Isso ocorre quando o aluno termina o curso ou quando desiste do curso, por exemplo. As razões de desligamento são configuráveis. Por default, o SAPOS já cria as seguintes razões de desligamento: Defesa, Rendimento, Desistência, Prazo, Especial => Regular. Outras podem ser adicionadas, conforme a necessidade do programa de pós-graduação. Em cada razão de desligamento, é possível escolher se, caso um aluno tenha sido desligado por aquele motivo, o nome do orientador deve ou não aparecer no histórico escolar. Por exemplo, pode ser desejável que o nome do orientador só apareça se o aluno tiver sido desligado por titulação.

PROFESSORES

PROFESSORES

O SAPOS permite cadastrar professores que atuam como orientadores dos alunos, mesmo que eles não sejam credenciados no programa de pós-graduação. Para controlar os professores que estão credenciados, existe a funcionalidade de credenciamento. O cadastro de professor também é utilizado para cadastrar pessoas que participaram de bancas de mestrado ou doutorado.

Cálculo de Pontos de Orientação: No link "Visualizar" dessa tela, é possível obter a lista das orientações ativas de cada professor. Ao lado de cada matrícula que está sendo orientada por aquele professor aparece um valor que pode ser 0,5 ou 1,0. Trata-se dos pontos de orientação. Sempre que houver um co-orientador credenciado para aquela matrícula, é atribuído 0,5 pontos de orientação para cada orientador. Sempre que não houver co-orientador, ou que o co-orientador não seja credenciado em nenhum nível, é atribuído 1,0 ponto de orientação para o orientador credenciado. A figura abaixo mostra um exemplo.

A partir da versão 3.0.0, é possível trocar esses valores na tela de Configurações/Configurações (veja os nomes das variáveis nesse manual, na parte específica que fala sobre a tela de configurações). Portanto, se no seu programa de pós se deseja contar sempre 1, independente de haver ou não co-orientador, basta trocar o valor da variável correspondente na tela de configurações. Essa tela é acessível apenas a usuários com perfil de ADMINISTRADOR.

ORIENTAÇÕES

É possível cadastrar orientações na tela de orientação informando o nome do orientador, o número da matrícula e se aquele é o orientador principal daquela matrícula. Note que matrículas que possuem mais de um orientador podem ser cadastradas mais de uma vez nessa tela. Para facilitar, existe um atalho para essa funcionalidade na tela de matrícula. Lá é possível adicionar todos os orientadores de uma determinada matrícula de uma vez só.

Busca Avançada: a busca avançada de orientações permite cruzar informações como o nome do orientador, se a orientação está ativa ou não (entende-se por orientação ativa toda aquela em que não existe um desligamento associado à matrícula do orientando), nome do aluno, entre outros.

Emissão de Relatório: qualquer busca que seja feita na tela de orientações pode ser materializada em um relatório em PDF que contém o nome do professor, número da matrícula que ele orienta, nome do aluno e nível. Basta usar o botão "Gerar Relatório" após efetuar uma busca.

CREDENCIAMENTOS

Para separar os professores que são credenciados dos que não são, deve-se cadastrar a informação de credenciamento. Para adicionar um credenciamento informa-se o nome do professor, o nível em que ele está credenciado. Como exemplo, um professor pode estar credenciado para orientar apenas mestrado, e outro pode estar credenciado para orientar mestrado e doutorado. Nesse último caso, adiciona-se a informação de credenciamento duas vezes: uma para mestrado, e outra para doutorado. Quando um professor é descredenciado, basta excluir a informação de credenciamento dele. As orientações antigas dele continuam preservadas, uma vez que ele continua existindo como professor -- apenas o credenciamento é apagado.

BOLSAS

AGÊNCIAS DE FOMENTO

Agências de fomento que fornecem bolsas aos alunos do programa. O SAPOS já cria algumas por default.

TIPOS DE BOLSA

Cada agência de fomento tem alguns tipos de bolsa com especificidades. Esse tipos podem ser cadastrados nessa tela. O SAPOS já cadastra alguns tipos por default, como por exemplo "DS" para bolsas da agência de fomento "CAPES".

BOLSAS

Aqui devem ser incluídas todas as bolsas de que o Programa de Pós-Graduação dispõe para alocar para seus alunos. Cada bolsa deve receber um número (por exemplo "CAPESMDS01") que será usado para fazer referência a essa bolsa. Uma bolsa tem uma data de início (que é quando ela foi concedida pela agência de fomento ao programa) e uma data de fim. A data de fim deve ficar em branco se a bolsa foi concedida sem prazo específico para o programa, ou seja, se ela puder ser alocada a várias alunos ao longo de sua vida útil.

Busca Avançada: pode-se buscar por número de bolsa, data de início, data de fim, agência de fomento, tipo de bolsa e nível. Na versão 3.0.0, foi adicionada a busca por bolsa disponível em uma determinada data. Isso é útil, por exemplo, para saber quais bolsas estarão disponíveis a partir de Março de 2014.

Emissão de Relatório: qualquer busca que seja feita na tela de bolsas pode ser materializada em um relatório em PDF que contém o número da bolsa, nível, agência, tipo, data de início e data de fim. Basta usar o botão "Gerar Relatório" após efetuar uma busca.

ALOCAÇÃO DE BOLSAS

Normalmente, uma bolsa pode ser alocada a diversos alunos ao longo de sua vida útil. Ao criar uma alocação de bolsa, deve-se informar o número de matrícula, o número da bolsa, a data de início e a data limite de concessão da bolsa. Quando a bolsa terminar (ou se o aluno desistir da bolsa), deve-se editar essa alocação de bolsa e adicionar a data de fim da bolsa. O SAPOS faz algumas validações importantes. A Figura abaixo mostra duas alocações, em momentos diferentes, para uma mesma bolsa. O SAPOS permite isso.

Caso alguém tente fazer alocações sobrepostas da mesma bolsa, o SAPOS emite mensagem de erro e não permite o cadastro. A Figura abaixo mostra um exemplo.

Outra fonte de erro acontece ao tentar alocar uma bolsa que ultrapassa a data de início ou de fim cadastrada para aquela bolsa. A Figura abaixo mostra dois exemplos de alocações inválidas.

É possível também fazer o cadastro de alocação de bolsa diretamente na tela de matrícula. Ali, as mesmas verificações são realizadas.

Busca Avançada: pode-se buscar por número de bolsa, data de início, data limite de concessão, data de encerramento, matrícula, orientador, agência de fomento, tipo de bolsa, nível e por bolsas ativas ou inativas (bolsas inativas são bolsas que cuja alocação já se encerrou -- ou seja, que possuem data de fim preenchida).

Emissão de Relatório: qualquer busca que seja feita na tela de alocação de bolsas pode ser materializada em um relatório em PDF que contém o número da bolsa, data de início, data limite de concessão, data de encerramento e número da matrícula. Basta usar o botão "Gerar Relatório" após efetuar uma busca.

ETAPAS

TIPOS DE ETAPAS

Cada programa de pós-graduação tem suas especificidades. Normalmente, para que o aluno complete o curso, ele precisa cumprir algumas etapas. Cada etapa tem um prazo para ser cumprida. Por exemplo, todo aluno de doutorado precisa defender o Exame de Qualificação em um certo prazo. Pode-se então cadastrar Exame de Qualificação como uma etapa para o nível Doutorado, e especificar o prazo que o aluno tem para cumprir essa etapa (por exemplo, 5 períodos). O prazo pode ser especificado em dias, meses e semestres. O prazo total será a soma dos valores especificados em cada um desses campos. Por exemplo, se para defender o Exame de Qualificação o aluno tiver 5 períodos 2 meses e 1 dia, basta informar 5, 2 e 1 respectivamente nos campos de prazo em períodos, meses e dias dessa etapa.

Quando o prazo é em períodos, assume-se que o primeiro período começa em março e o segundo período começa em agosto de cada ano. Se a matrícula de um aluno tem data de admissão em Março de 2013 e o sistema diz que ele tem 1 período para realizar a etapa Prova de Inglês, isso significa que ele tem que cumprir essa etapa no máximo até Julho de 2013.

Por default, o SAPOS já vem com as etapas de Exame de Qualificação, Pedido de Banca e Prova de Inglês cadastradas. É preciso editar essas etapas para cadastrar o prazo que se aplica a cada uma delas no seu programa de pós-graduação. Pode-se excluir algumas dessas etapas, ou cadastrar outras.

Como o histórico escolar contém um item referente à aprovação no exame de línguas, o cadastro de etapas permite que se indique se uma etapa corresponde a um exame de língua. Basta marcar essa opção para a etapa Prova de Inglês, e no histórico escolar do aluno que já cumpriu essa etapa aparecerá "Exame de Línguas: Aprovado em Prova de Inglês".

TIPOS DE PRORROGAÇÃO

Em alguns programas de pós-graduação, uma etapa pode ser prorrogada por um determinado período de tempo. Por exemplo, pode ser que o aluno possa pedir prorrogação para cumprir a etapa de Exame de Qualificação. Ao criar um tipo de prorrogação deve-se informar o nome do tipo de prorrogação, a etapa que ela prorroga e por quanto tempo aquela prorrogação adia o prazo que o aluno tem para cumprir aquela etapa. Por exemplo, pode-se criar uma prorrogação chamada "Prorrogação Regular" que prorroga a etapa "Pedido de Banca" por 1 semestre. Aqui, da mesma forma que na tela de etapas, pode-se usar períodos, meses e dias para especificar o prazo que será concedido na prorrogação.

Pode-se consultar as matrículas que estão com alguma etapa já cumprida na busca avançada de matrículas. Lá também é possível buscar por matrículas que estarão com uma determinada etapa atrasada em uma data específica.

PRORROGAÇÕES CONCEDIDAS

Aqui pode-se cadastrar as prorrogações concedidas. É preciso informar a matrícula, o tipo de prorrogação e a data de concessão da prorrogação. Pode-se também cadastrar essa informação diretamente na tela de matrículas.

REALIZAÇÕES DE ETAPAS

Aqui pode-se cadastrar as etapas realizadas. É preciso informar a matrícula, o tipo de etapa e a data de realização da etapa. Pode-se também cadastrar essa informação diretamente na tela de matrículas.

DISCIPLINAS

ÁREAS DE PESQUISA

Áreas de pesquisa do programa de pós-graduação. Usamos esse cadastro para vincular as disciplinas obrigatórias de área. No futuro, teremos também a ligação de professores com as áreas de pesquisa.

TIPOS DE DISCIPLINAS

Pode-se criar diversos tipos de disciplinas. Basta dizer o nome do tipo e informar se esse tipo de disciplina tem nota ou não. Por exemplo, a disciplina de Seminários no PCG não tem nota, então criamos um tipo específico para ela. Para exemplificar, listamos outros tipos que podem ser usados: obrigatória de área, obrigatória de curso, optativa, dissertação e tese, entre outros.

Para os tipos de disciplina, é necessário informar se eles devem aparecer no quadro de horários, e se o nome da turma deve aparecer no quadro de horários.

DISCIPLINAS

Uma disciplina tem um nome, um código, um número de créditos, carga horária, uma ementa e um tipo. Ela também pode ou não pertencer a uma área de pesquisa.

TURMAS

Para criar uma turma é preciso informar o nome da turma (opcional), o ano, semestre e o professor que ministrará a disciplina (por enquanto é possível associar apenas um professor a cada turma). Ao clicar em Editar uma turma existente, é possível adicionar inscrições para aquela turma, ou alterar inscrições existentes.

Busca Avançada: pode-se buscar por nome, ano, semestre, professor, disciplina e matrículas. A busca por matrícula funciona da seguinte forma: retorna-se todas as turmas em que aquela matrícula está ou já esteve inscrita.

Quadro de horários: para gerar o quadro de horários de um determinado ano/semestre, basta usar a busca avançada para filtrar pelo ano/semestre desejado, e clicar em "Quadro de Horários". O quadro é gerado em PDF e contém horários e salas de cada disciplina. Para configurar quais disciplinas devem aparecer no quadro de horários, deve-se usar a tela "Tipo de Disciplina".

Emissão de Pauta: pode-se emitir pautas em PDF de turmas. Cada pauta tem o nome da disciplina, os nomes dos inscritos e a situação da inscrição. Se já houver nota lançada, as notas aparecem na pauta. No final há um campo para a assinatura do professor responsável pela turma.

Lançamento de Notas: pode-se lançar as notas de uma turma usando o link Editar.

QUADROS DE HORÁRIOS

Pode-se criar quadros de horários para determinar os períodos de inscrição e ajustes em disciplinas de cada semestre:

Quadro de Horários: A tela de quadros de horários possui atalhos para a geraçao do PDF com horários e salas de disciplinas de cada ano/semestre sem o uso da busca descrito em Turmas.

A criação de quadros de horários não é necessária para o cadastro de outras informações que usam ano/semestre.

INSCRIÇÕES

Pode-se lançar inscrições informando a matrícula, turma, situação, nota e se foi reprovado por falta. Isso também pode ser feito na tela de turma ou na tela de matrícula.

ALOCAÇÕES

As alocações informam o horário e sala onde uma determinada turma será ministrada. É possível cadastrar essa informação diretamente na tela de turma.

FORMAÇÃO

CURSOS

Os cursos são usados para informações estatísticas, pois no cadastro do aluno pode-se informar de qual curso ele veio. No futuro planeja-se disponibilizar buscas complexas que consigam usar essa informação. Por exemplo, pode-se querer saber "Quem são os meus alunos de mestrado que cursaram graduação em Ciência da Computação na UFF"?

INSTITUIÇÕES

Os cursos estão ligados a instituições. O SAPOS já cria diversas instituições por default. Antes de incluir uma, veja se ela já não está cadastrada.

LOCALIDADES

As informações de localidade são vinculadas ao cadastro do aluno.

CIDADES

Todas as cidades do Brasil já vêm pré-cadastradas no SAPOS.

ESTADOS

Todos os estados do Brasil já vêm pré-cadastrados no SAPOS.

PAÍSES

Todos os países do mundo já vêm pré-cadastrados no SAPOS.

CONFIGURAÇÕES

PAPÉIS

O papel determina as permissões que aquele usuário terá no sistema. Por default são criados seis tipos de papéis no SAPOS: administrador, aluno, coordenação, desconhecido, secretaria, professor.

USUÁRIOS

Cada usuário tem um email, um nome e um papel. Usuários com papel de administrador ou coordenador têm permissão para usar todas as funções do sistema. Usuários com papel de secretaria têm permissão de fazer tudo, exceto cadastrar novos usuários. Usuários com papel de professor têm direito de visualizar tudo, mas não podem editar, incluir nem excluir nada. Eles podem usar as buscas avançadas e emitir relatórios, pautas, boletim e histórico. Professor também não tem permissão de ver a aba de configuração. O papel de aluno ainda não está em uso no SAPOS.

Usuários podem alterar Email e Senha na página "Editar perfil", localizada no menu "Principal".

LOG

A tela de log registra ações realizadas por usuários nos dados do sistema. Cada inclusão, alteração e exclusão é registrada, caso haja necessidade de auditoria ou de desfazer uma operação indesejada. O sistema de log guarda o valor antigo do dado, caso necessário.

CONSULTAS

Apenas o administrador do sistema tem acesso a essa tela. Ela permite criar consultas complexas em SQL, que depois podem ser usadas para envio de notificações. As consultas podem ser executadas clicando-se no ícone de grade que aparece ao lado do nome da consulta. Um exemplo de consulta é mostrado na próxima seção (NOTIFICAÇÕES).

NOTIFICAÇÕES

Notificações são mensagens de email automáticas enviadas pelo SAPOS. Algumas são automáticas:

• Envio de email a cada vez que uma nota é alterada ou lançada no sistema. São notificados o aluno, o orientador do aluno e o professor da disciplina.
• Envio de email a cada vez que uma etapa é concluída. São notificados o aluno e o orientador.
• Envio de email a cada vez que uma prorrogação é aprovada. São notificados o aluno e o orientador.

É possível também criar notificações específicas usando as consultas SQL criadas na tela anterior. Essas notificações podem ser enviadas em situações onde deseja-se avisar o aluno de algum prazo ou exigência. As notificações têm uma periodicidade. Elas podem ser enviadas diariamente, semanalmente, mensalmente ou semestralmente. É possível também definir o offset do envio (por exemplo, uma notificação mensal com offset de 5 será enviada no dia 5 de cada mês). Pode-se também definir o deslocamento da data da consulta. Esse deslocamento atua em cima da variável data_consulta que tem que ser adicionada em consultas que serão usadas em notificações. Abaixo colocamos um exemplo para facilitar o entendimento.

Na tela de CONSULTAS, criar uma consulta SQL da seguinte forma:

SELECT students.email AS email, 
	students.name AS name, 
	due_date AS due_date
FROM phase_completions 
	INNER JOIN enrollments ON enrollments.id = phase_completions.enrollment_id 
	INNER JOIN students ON students.id = enrollments.student_id
WHERE completion_date <= :data_consulta
AND enrollments.id NOT IN (SELECT dismissals.enrollment_id from dismissals)
AND phase_completions.phase_id = 1
AND enrollments.enrollment_status_id = 2

Note o uso da variável :data_consulta. Essa consulta retorna todos os alunos que já completaram a etapa Pedido de Banca, mas que ainda não foram desligados. Pelas regras do PGC, todo aluno, após pedir banca, tem prazo de 45 dias para defender. Ao defender, é desligado (motivo = Titulação) imediatamente. Essa consulta serve então para alertar a coordenação caso algum aluno tenha pedido banca mas não tenha defendido no prazo. Para que isso funcione a contento, na tela CONSULTAS, deve-se configurar o parâmetro data_consulta como sendo do tipo DATE. Deve-se também dar um nome para essa consulta. No nosso caso, demos o nome de "Alunos ainda não desligados".

Na tela de NOTIFICAÇÕES, demos um título para a notificação "COORD: Alunos ainda não desligados". Escolhemos frequência mensal, Offset da notificação = 17, Offset da consulta = -2M. Esse offset é de 2 meses. Isso significa que, ao fazer a consulta, a variável :data_consulta será decrescida de 2 meses. Isso faz com que o sistema busque os alunos que pediram banca a dois meses atrás. Além disso, o offset da notificação diz que a mensagem de notificação será enviada sempre no dia 17 de cada mês.

Para completar o cadastro, é preciso também configurar o template do destinatário. No nosso caso, estamos enviando para dois destinatários:

<%= User.where(:role_id => 2).map(&:email).join(';') %>; [email protected] 

Esse código seleciona os emails dos usuários que têm papel de coordenador no sistema (role_id = 2), além do email [email protected].

Por último, é necessário preencher o template do assunto do email (no nosso caso será "Alunos ainda não desligados"), e o template do corpo do email, que é mostrado abaixo.

Prezado Coordenador, 

Informamos que os seguintes alunos pediram banca há mais de 45 dias, mas ainda não foram desligados no SAPOS:

<% records.each do |record| %>
 - <%= record['name'] %> (<%= record['email'] %>)  
<% end %>

Nesse caso, escolhemos a opção de enviar um email único contendo a lista com todos os nomes de alunos que foram retornados pela consulta. Pode-se também enviar um email individual para cada resultado. Por exemplo, para notificar o aluno de que o prazo dele para pedido de banca termina dentro de X tempo.

A monografia de projeto final de João Felipe e Luis Vieira detalha melhor o uso de notificações. Vale ressaltar que, quando foi produzido, ainda não havia a separação de consultas e notificações (tudo era cadastrado na mesma tela, a de notificações).

Para impedir o envio de notificações, basta criar a variável redirect_email na tela de variáveis, e deixá-la sem valor nenhum. Pode-se também colocar um endereço de email como valor dessa variável. Nesse caso, as notificações são todas enviadas para esse email de redirecionamento, independente de quem seria o destinatário original. Para que as notificações sejam enviadas para o destinatário original, a variável redirect_email não deve existir.

TEMPLATES DE EMAIL

A tela de templates de email pode ser usada para configurar emails enviados pelo SAPOS. Se nenhuma configuração for adicionada, o SAPOS usará emails padrões pré-configurados. Entretanto, é possível adicionar templates próprios clicando em "Adicionar" e selecionando uma das opções de template. Ao selecionar uma opção, o sistema preenche os campos com os emails pré-configurados e permite a alteração.

Atualmente existem 15 templates que são usados nas seguintes situações:

• Criar etapa: accomplishments:email_to_student, accomplishments:email_to_advisor
• Criar orientação: advisements:email_to_advisor
• Editar inscrição: class_enrollments:email_to_professor, class_enrollments:email_to_student, class_enrollments:email_to_advisor
• Editar matrícula: class_enrollments:email_to_professor
• Editar turma: course_classes:email_to_professor
• Criar prorrogação: deferrals:email_to_student, deferrals:email_to_advisor
• Criar usuário: devise:confirmation_instructions
• Criar matrícula para estudante: devise:invitation_instructions
• Pedir para resetar senha: devise:reset_password_instructions
• Pedir para desbloquear conta: devise:unlock_instructions

VARIÁVEIS

A tela de variáveis pode ser usada para determinar comportamento específico para algumas funções do SAPOS. Atualmente, as variáveis que podem ser configuradas nessa tela são as seguintes:

• program_level: nível do programa de pós na CAPES, para ser impresso no histórico dos alunos
• multiple_advisor_points: indica quantos pontos um orientador deve somar para cada orientação que faz em conjunto com outro professor credenciado
• single_advisor_points: indica quantos pontos um orientador deve somar para cada orientação que faz sozinho ou em conjunto com outro professor não credenciado
• identity_issuing_country: indica o país default de emissão da carteira de identidade dos alunos. Sempre que esse campo do cadastro de alunos for nulo, esse valor será usado
• class_schedule_text: é um texto que aparece no final do quadro de horários. Como um exemplo, no PGC/UFF usamos "Alunos interessados em cursar disciplinas de Tópicos Avançados devem consultar os respectivos professores antes da matrícula."
• notification_footer: texto que aparece no rodapé dos emails de notificação enviados pelo SAPOS.
• redirect_email: endereço de email para onde as notificações devem ser enviadas, caso não se deseje que elas sejam enviadas para os destinatários originais. Se o valor dessa variável estiver em branco, nenhuma notificação será enviada. Veja explicação específica sobre isso na seção de notificações deste manual.

As variáveis multiple_advisor_points e single_advisor_points influenciam no cálculo da coluna Pontos de Orientação na tela de Professor.

BUGS CONHECIDOS

Existe um bug conhecido, relacionado ao subform do active_scaffold. Ele se manifesta escondendo campos relacionados a outras tabelas. Por exemplo, na tela de matrícula, o campo nome da turma que relaciona aquela matrícula com as disciplinas que já cursou às vezes desaparece da tela. Para contornar esse tipo de problema, normalmente basta entrar na tela de disciplinas/inscrições, e voltar à tela de matrícula. Os campos aparecem novamente, e pode-se continuar usando o sistema sem problemas. Esse bug está em nossa lista de prioridades a serem resolvidas.